Trả lương năm 2026: Hình thức, kỳ hạn và nguyên tắc

Trả lương năm 2026 phải bảo đảm trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn. Hai bên thỏa thuận một trong ba nhóm hình thức: theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo khoán. Tiền mặt và chuyển khoản là cách thanh toán, không phải nhóm hình thức tính lương riêng.

Bài viết hướng dẫn các quy định áp dụng đối với người làm việc theo hợp đồng lao động: cách tính, kỳ hạn, bảng kê, phí chuyển lương, chậm thanh toán và mức lương tối thiểu. Để phân biệt lương với thưởng, hỗ trợ và phúc lợi, xem các khoản cấu thành tiền lương.

3 hình thức trả lương theo pháp luật lao động

Điều 96 Bộ luật Lao động và Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP phân biệt ba nhóm dưới đây. Lương tháng, tuần, ngày và giờ đều thuộc nhóm theo thời gian; KPI, hoa hồng hoặc cơ chế 3P không tự tạo thành nhóm hình thức pháp lý mới.

Trả lương theo thời gian: tháng, tuần, ngày, giờ

Tiền lương theo thời gian căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và thỏa thuận trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần xác định rõ mức lương, lịch làm việc, kỳ thanh toán và căn cứ chấm công.

Không mặc định chia 26 ngày công cho mọi tháng. Số ngày dùng để quy đổi phải phù hợp lịch làm việc bình thường và quy định pháp luật, không phải số doanh nghiệp tùy ý đặt để giảm lương.

Ví dụ minh họa: mức lương tháng 10.400.000 đồng, tháng có 26 ngày làm việc bình thường theo lịch áp dụng thì mức quy đổi là 400.000 đồng/ngày. Nếu tháng có 24 ngày bình thường và áp dụng số ngày thực tế của tháng làm mẫu số, mức quy đổi là khoảng 433.333 đồng/ngày. Người làm đủ tháng theo thỏa thuận vẫn được xác định lương tháng; không lấy phép quy đổi này để bỏ qua ngày nghỉ hưởng lương hoặc khoản phải trả khác.

Trả lương theo sản phẩm

Căn cứ là số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành theo định mức lao động và đơn giá sản phẩm được giao. Công thức minh họa: tiền lương sản phẩm = số sản phẩm đạt yêu cầu × đơn giá.

Ví dụ: 500 sản phẩm đạt yêu cầu, đơn giá 20.000 đồng/sản phẩm, phần lương sản phẩm tương ứng là 10.000.000 đồng. Các khoản làm thêm giờ, làm ban đêm và quyền lợi khác phải được xem xét riêng theo quy định; không mặc định đã nằm trong đơn giá.

Định mức, tiêu chuẩn chất lượng, quy trình nghiệm thu và dữ liệu sản lượng cần rõ ràng. Việc áp dụng đơn giá phải đồng thời đáp ứng yêu cầu về lương tối thiểu khi quy đổi theo quy định.

Trả lương khoán

Lương khoán căn cứ vào khối lượng, chất lượng công việc và thời gian phải hoàn thành. Hai bên cần làm rõ phạm vi công việc, mức khoán, tiêu chí nghiệm thu và kỳ thanh toán. Ví dụ, khoán hoàn thành một hạng mục với mức 12.000.000 đồng thì căn cứ thanh toán phải phù hợp khối lượng, chất lượng và thời hạn đã thỏa thuận.

Lương khoán trong quan hệ lao động không đồng nghĩa với hợp đồng dịch vụ độc lập. Không chỉ dựa vào tên “khoán” để loại trừ quyền lợi của người làm việc theo hợp đồng lao động. Với công việc theo sản phẩm hoặc khoán phải làm trong nhiều tháng, hằng tháng người lao động được tạm ứng theo khối lượng đã làm trong tháng theo khoản 3 Điều 97.

Nguyên tắc trả lương và bảng kê mỗi kỳ

Theo Điều 94, người sử dụng lao động phải trả trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn. Nếu người lao động không thể trực tiếp nhận, có thể thanh toán cho người được họ ủy quyền hợp pháp. Doanh nghiệp không được hạn chế quyền tự quyết chi tiêu hoặc ép mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ do mình chỉ định.

Điều 95 quy định căn cứ chi trả gồm mức lương thỏa thuận, năng suất và chất lượng thực hiện công việc. Mỗi lần trả lương phải thông báo bảng kê thể hiện tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm ban đêm, nội dung và số tiền khấu trừ nếu có.

Tiền lương theo hợp đồng và tiền lương chi trả bằng đồng Việt Nam; với người lao động nước ngoài tại Việt Nam có thể bằng ngoại tệ theo khoản 2 Điều 95. Khi kiểm tra bảng kê, cần đối chiếu riêng mức lương, phụ cấp lương và khoản bổ sung, thời gian làm việc và chứng từ thanh toán.

Trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản?

Điều 96 cho phép trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động tại ngân hàng. Nếu chuyển khoản, doanh nghiệp phải chịu các khoản phí liên quan đến mở tài khoản và chuyển tiền lương. Việc sử dụng ngân hàng không làm thay đổi hình thức tính lương đã thỏa thuận.

Kỳ hạn trả lương: khi nào người lao động được nhận?

Không có một ngày nhận lương duy nhất bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Hợp đồng và thỏa thuận phải đủ rõ để xác định kỳ trả lương, tránh chỉ ghi chung chung “theo quy định công ty” mà người lao động không biết ngày nhận.

Chậm trả lương: điều kiện ngoại lệ và quyền của người lao động

Khoản 4 Điều 97 chỉ cho phép ngoại lệ khi có lý do bất khả kháng và người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn không thể thanh toán đúng hạn; khi đó không được chậm quá 30 ngày. Đây không phải quyền được tự do nợ lương trong 30 ngày.

Trong trường hợp này, nếu chậm từ 15 ngày trở lên phải đền bù ít nhất bằng tiền lãi của số tiền chậm trả, tính theo lãi suất huy động tiền gửi kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản trả lương công bố tại thời điểm thanh toán.

Không mặc định khó khăn tài chính hoặc chậm thủ tục nội bộ là bất khả kháng. Giải đáp của Bộ Nội vụ về chậm trả lương do bất khả kháng nêu trường hợp chưa được phê duyệt đề án tự chủ không thuộc ngoại lệ này.

Theo điểm b khoản 2 Điều 35, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước nếu không được trả đủ hoặc đúng hạn, trừ trường hợp khoản 4 Điều 97. Trước khi xử lý hồ sơ cụ thể, cần đối chiếu ngày đến hạn, số tiền còn thiếu, chứng từ và căn cứ của ngoại lệ.

Mức lương tối thiểu khi trả lương năm 2026

Nghị định 293/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026 quy định:

Với lương tháng, mức lương theo công việc hoặc chức danh của người làm đủ thời giờ bình thường và hoàn thành công việc hoặc định mức đã thỏa thuận không được thấp hơn tối thiểu tháng. Với lương giờ, áp dụng điều kiện tương ứng trong một giờ. Đây không phải mức thực nhận sau bảo hiểm, thuế trong mọi tình huống.

Với lương tuần, ngày, sản phẩm hoặc khoán, phải quy đổi theo tháng hoặc giờ trên cơ sở thời giờ làm việc bình thường để so sánh mức tối thiểu. Ví dụ, lương ngày quy đổi theo tháng bằng lương ngày nhân số ngày làm việc bình thường trong tháng; lương ngày quy đổi theo giờ bằng lương ngày chia số giờ làm việc bình thường trong ngày.

Địa bàn xác định theo nơi hoạt động của người sử dụng lao động; chi nhánh ở vùng nào áp dụng mức vùng đó. Cần tra phụ lục và trường hợp đặc thù, nhất là khu công nghiệp nằm trên nhiều vùng hoặc địa bàn mới hình thành. Không dùng mức lương cơ sở để thay thế lương tối thiểu vùng trong trường hợp này.

Tra toàn văn Nghị định 293/2025/NĐ-CP và địa bàn áp dụng. Khi điều chỉnh mức tối thiểu, phải rà soát các cam kết có lợi hơn và quy định chuyển tiếp, không tự ý cắt giảm quyền lợi đã thỏa thuận.

Checklist đối chiếu trước khi thanh toán lương

• Kiểm tra mức lương, hình thức và kỳ hạn trong hợp đồng.
• Đối chiếu bảng công, sản lượng, nghiệm thu và ngày nghỉ hưởng lương.
• Kiểm tra mức tối thiểu theo vùng, hình thức và thời giờ làm việc bình thường.
• Tách rõ phụ cấp, khoản bổ sung, làm thêm giờ, làm ban đêm và khấu trừ có căn cứ.
• Gửi bảng kê mỗi lần chi trả; kiểm tra phí ngân hàng thuộc trách nhiệm doanh nghiệp.
• Lưu hợp đồng, bảng tính, chứng từ và phản hồi khi có chênh lệch.

Câu hỏi thường gặp về trả lương

Pháp luật quy định 3 hay 4 hình thức trả lương?

Có ba nhóm: thời gian, sản phẩm và khoán. Tháng, tuần, ngày, giờ là các cách tính thuộc nhóm thời gian, không phải các nhóm pháp lý độc lập.

Doanh nghiệp có được trả lương tháng hai lần không?

Có. Điều 97 cho phép một lần hoặc nửa tháng một lần; thời điểm cần được hai bên thỏa thuận và ấn định theo chu kỳ.

Người lao động có phải chịu phí chuyển tiền lương không?

Khi trả qua tài khoản, doanh nghiệp chịu các khoản phí liên quan đến mở tài khoản và chuyển tiền lương theo khoản 2 Điều 96.

Lương sản phẩm hoặc khoán có phải kiểm tra mức tối thiểu không?

Có. Phải quy đổi theo tháng hoặc giờ trên cơ sở thời giờ làm việc bình thường theo Điều 4 Nghị định 293/2025/NĐ-CP; không chỉ nhìn tên gọi hay mức khoán tổng cộng.

Căn cứ pháp lý: Điều 35, 94–97 Bộ luật Lao động, tham khảo Văn bản hợp nhất 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Điều 54 Nghị định 145/2020/NĐ-CP; Điều 3–5 Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Hồ sơ thực tế cần đối chiếu thỏa thuận và quy định có hiệu lực tại kỳ thanh toán.