Giao kết hợp đồng lao động: Làm sao để từ đầu đã đúng luật?

Một hợp đồng lao động có thể được ký rất nhanh, nhưng chỉ một sai sót ở người ký, hình thức, thông tin cung cấp hoặc nội dung thỏa thuận cũng có thể tạo ra rủi ro cho cả người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, giao kết hợp đồng không nên được hiểu đơn giản là đặt bút ký vào một mẫu có sẵn. Đây là quá trình hai bên xác lập quan hệ lao động, thống nhất quyền và nghĩa vụ và tạo căn cứ để xử lý những vấn đề phát sinh trong suốt thời gian làm việc.

Đối với quan hệ lao động, việc giao kết hợp đồng còn phải tuân thủ các yêu cầu riêng của Bộ luật Lao động về thời điểm ký, nguyên tắc, hình thức, nghĩa vụ cung cấp thông tin, thẩm quyền và những hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện. Năm 2026 cũng có thêm khung pháp lý cụ thể về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Bài viết của Pháp luật lao động giúp người lao động, người sử dụng lao động, HR và kế toán kiểm tra toàn bộ quá trình từ đề nghị, thương lượng đến ký kết để ngay từ đầu đã đúng luật. Một quy trình giao kết hợp đồng rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các tranh chấp có thể phòng ngừa từ khâu tuyển dụng.

Giao kết hợp đồng lao động là gì và phải thực hiện khi nào?

Điều 13 Bộ luật Lao động quy định hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Trước khi nhận người lao động vào làm việc, người sử dụng lao động phải thực hiện giao kết hợp đồng với người lao động.

Điểm cần chú ý là pháp luật nhìn vào bản chất chứ không chỉ nhìn vào tên văn bản. Nếu hai bên gọi tài liệu là thỏa thuận cộng tác, hợp đồng dịch vụ hoặc tên khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì tài liệu đó vẫn có thể được xác định là hợp đồng lao động.

Xem thêm: Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Đề nghị giao kết hợp đồng có phải là hợp đồng lao động không?

Đề nghị giao kết hợp đồng thường xuất hiện ở giai đoạn tuyển dụng dưới dạng thư mời nhận việc, email offer hoặc dự thảo điều kiện làm việc. Bộ luật Lao động không thiết kế một thủ tục bắt buộc riêng mang tên đề nghị và chấp nhận như một quy trình duy nhất cho mọi quan hệ lao động. Vì vậy, cần xem tài liệu mới chỉ là lời mời thương lượng hay hai bên đã thực sự đạt được thỏa thuận về việc làm có trả công và quan hệ quản lý.

Một offer letter chưa được hai bên thống nhất đầy đủ không nên mặc nhiên coi là hợp đồng lao động. Ngược lại, nếu tài liệu mang tên khác nhưng thể hiện đầy đủ bản chất quan hệ lao động và đã được các bên chấp thuận, khi đánh giá tranh chấp cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét nội dung thực tế thay vì chỉ dựa vào tên gọi. Do đó, ở bước giao kết hợp đồng, doanh nghiệp nên phân biệt rõ thư mời nhận việc, thỏa thuận thử việc và hợp đồng lao động.

Ký sau khi người lao động đã đi làm có được không?

Nguyên tắc an toàn là hoàn tất giao kết hợp đồng trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Việc cho nhân sự vào làm trước rồi vài ngày hoặc vài tuần sau mới ký khiến hồ sơ nhân sự không phản ánh đúng yêu cầu tại khoản 2 Điều 13 và dễ phát sinh tranh cãi về lương, vị trí, thời gian thử việc hoặc ngày bắt đầu quan hệ lao động.

Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động cần tuân thủ

Điều 15 quy định hai nhóm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động. Thứ nhất là tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Thứ hai là tự do giao kết hợp đồng nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

Tự nguyện và bình đẳng không chỉ là hình thức

Người lao động phải có cơ hội đọc, hỏi và thương lượng những điều khoản liên quan trực tiếp đến mình. Doanh nghiệp không nên tạo sức ép buộc ký ngay, yêu cầu chấp nhận một điều khoản trái luật hoặc dùng vị thế tuyển dụng để ép người lao động từ bỏ quyền tối thiểu. Ngược lại, người lao động cũng phải cung cấp thông tin trung thực và thực hiện thiện chí trong quá trình giao kết hợp đồng.

Hai bên phải cung cấp thông tin gì trước khi ký?

Điều 16 đặt nghĩa vụ cung cấp thông tin cho cả hai bên. Người sử dụng lao động phải cung cấp trung thực thông tin về công việc, địa điểm, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm và các vấn đề liên quan trực tiếp mà người lao động yêu cầu. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực về nhân thân, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề, tình trạng sức khỏe và vấn đề liên quan trực tiếp mà doanh nghiệp yêu cầu.

Để giao kết hợp đồng minh bạch, HR nên gửi trước bản dự thảo hoặc bảng thông tin chính để ứng viên có thời gian đối chiếu với nội dung tuyển dụng. Người lao động nên kiểm tra đặc biệt các mục về lương gross hay net, phụ cấp, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, chức danh, thử việc và điều kiện hưởng thưởng.

Ba việc doanh nghiệp không được làm khi giao kết

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động.
• Yêu cầu người lao động đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Buộc người lao động thực hiện hợp đồng để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Đây là ba hành vi bị Điều 17 cấm trong quá trình giao kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Nếu quy trình tuyển dụng hiện có một trong các yêu cầu trên, doanh nghiệp nên rà soát lại ngay thay vì đưa chúng vào mẫu hồ sơ tiêu chuẩn.

Giao kết hợp đồng bằng văn bản, điện tử hay lời nói?

Điều 14 xác định hợp đồng lao động về nguyên tắc phải được lập bằng văn bản và làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Việc giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng quy định pháp luật.

Khi nào được giao kết hợp đồng bằng lời nói?

Hợp đồng bằng lời nói chỉ được áp dụng đối với hợp đồng có thời hạn dưới một tháng, nhưng có ba nhóm ngoại lệ vẫn phải lập bằng văn bản: trường hợp nhóm người lao động ủy quyền cho một người giao kết theo khoản 2 Điều 18, trường hợp sử dụng người chưa đủ 15 tuổi theo Điều 145 và trường hợp lao động là người giúp việc gia đình theo Điều 162.

Do đó, không nên hiểu rằng cứ công việc dưới một tháng là doanh nghiệp luôn có thể giao kết hợp đồng bằng miệng. Ngay cả khi pháp luật cho phép lời nói, văn bản vẫn thường là lựa chọn an toàn hơn vì giúp chứng minh mức lương, thời gian làm việc, nhiệm vụ và thời điểm kết thúc.

Điểm mới cần chú ý với hợp đồng lao động điện tử năm 2026

Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2026 quy định cụ thể về hợp đồng lao động điện tử. Việc giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện qua eContract đáp ứng yêu cầu về ký số, bảo mật, lưu trữ, khả năng tra cứu và định danh, xác thực chủ thể. Hợp đồng điện tử có hiệu lực từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract được gắn vào hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Đối với doanh nghiệp triển khai ký điện tử, chỉ gửi một file PDF qua email rồi yêu cầu nhân viên gõ tên không đồng nghĩa chắc chắn đã đáp ứng toàn bộ cơ chế giao kết hợp đồng điện tử theo khung pháp lý mới. HR cần kiểm tra nền tảng, phương thức xác thực, chữ ký số, lưu trữ và quy trình dữ liệu theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP cùng hướng dẫn áp dụng năm 2026.

Ai có thẩm quyền ký và hợp đồng phải có nội dung gì?

Thẩm quyền phía người sử dụng lao động

Điều 18 quy định người ký phía người sử dụng lao động có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền; người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền; hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Đối với giao kết hợp đồng tại doanh nghiệp, HR nên kiểm tra quyết định bổ nhiệm, thông tin người đại diện theo pháp luật và văn bản ủy quyền trước khi ký. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác.

Thẩm quyền phía người lao động

Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên thông thường trực tiếp giao kết hợp đồng. Người từ đủ 15 đến chưa đủ 18 tuổi cần có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật. Người chưa đủ 15 tuổi thực hiện theo cơ chế có người đại diện theo pháp luật cùng tham gia theo quy định. Với nhóm lao động đủ điều kiện làm công việc nhất định dưới 12 tháng, pháp luật cũng cho phép cơ chế ủy quyền cho một người trong nhóm trong trường hợp được quy định tại Điều 18.

Nội dung chủ yếu cần có trong hợp đồng

Điều 21 quy định các nội dung chủ yếu gồm thông tin của người sử dụng lao động và người lao động; công việc và địa điểm làm việc; thời hạn; mức lương, hình thức và thời hạn trả lương; phụ cấp và khoản bổ sung; chế độ nâng lương; thời giờ làm việc và nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo và nâng cao kỹ năng nghề.

Trong thực tế giao kết hợp đồng, những tranh chấp dễ phát sinh thường nằm ở các mục tưởng như nhỏ: KPI có phải điều kiện hưởng lương hay chỉ thưởng, địa điểm làm việc có cho phép điều chuyển quá rộng, phụ cấp có cố định không, thời gian làm việc có bao gồm thứ Bảy hay không và khoản nào dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm. Vì vậy, càng cụ thể ở giai đoạn ký thì càng giảm nguy cơ diễn giải khác nhau về sau.

Trình tự giao kết hợp đồng lao động: 6 bước nên áp dụng

Bộ luật Lao động không quy định một trình tự giao kết hợp đồng duy nhất theo sáu bước bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để vừa thuận tiện vận hành vừa kiểm soát rủi ro, HR có thể xây dựng quy trình thực tế dưới đây.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng và loại quan hệ. Trước hết cần xác định đây có phải quan hệ lao động hay là một quan hệ dịch vụ độc lập thực sự.
2. Đề nghị và trao đổi điều kiện. Doanh nghiệp gửi đề nghị giao kết hợp đồng, offer hoặc dự thảo để hai bên thương lượng về vị trí, lương, thời hạn, thời giờ và các quyền lợi.
3. Kiểm tra thông tin và thẩm quyền. Hai bên cung cấp thông tin cần thiết, HR kiểm tra tuổi, tư cách người ký, ủy quyền và các tài liệu liên quan.
4. Chọn đúng hình thức. Xác định hợp đồng phải bằng văn bản, được phép bằng lời nói hay sẽ thực hiện trên hệ thống điện tử phù hợp.
5. Rà soát nội dung. Đối chiếu các nội dung bắt buộc, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương, chính sách nội bộ và quy định pháp luật.
6. Ký và bàn giao bản hợp đồng. Hoàn tất giao kết hợp đồng trước khi nhận người lao động vào làm việc và bảo đảm mỗi bên có bản hợp đồng hoặc khả năng truy cập bản điện tử hợp lệ.

Quy trình trên giúp biến giao kết hợp đồng thành một bước kiểm soát tuân thủ thay vì chỉ là thủ tục hành chính. Với doanh nghiệp có số lượng tuyển mới lớn, nên dùng checklist thống nhất cho HR, quản lý trực tiếp và kế toán để tránh mỗi phòng ban hiểu một cách khác nhau.

Checklist trước khi ký

• Đã xác định đúng đây là hợp đồng lao động hay quan hệ dịch vụ chưa?
• Đã giao kết hợp đồng trước ngày người lao động chính thức làm việc chưa?
• Người ký phía doanh nghiệp có đúng thẩm quyền hoặc có ủy quyền hợp lệ không?
• Hình thức hợp đồng có phù hợp với thời hạn và đối tượng không?
• Thông tin về lương, phụ cấp, địa điểm, công việc và thời giờ đã thống nhất chưa?
• Có điều khoản nào thấp hơn quyền tối thiểu theo pháp luật hoặc trái thỏa ước lao động tập thể không?
• Doanh nghiệp có đang giữ bản chính giấy tờ hoặc yêu cầu đặt cọc trái quy định không?
• Nếu ký điện tử, hệ thống có đáp ứng yêu cầu pháp lý năm 2026 không?

Nếu một câu trả lời còn chưa rõ, nên xử lý trước khi ký. Chỉnh sửa bản dự thảo ở giai đoạn giao kết hợp đồng thường đơn giản hơn nhiều so với giải quyết tranh chấp sau khi người lao động đã bắt đầu làm việc.

7 lỗi thường gặp khi giao kết hợp đồng và cách phòng tránh

1. Để người lao động đi làm rồi mới ký. Hãy hoàn tất giao kết hợp đồng trước thời điểm nhận việc.
2. Dùng sai tên để né quan hệ lao động. Hợp đồng cộng tác viên không làm thay đổi bản chất nếu thực tế có việc làm trả lương và sự quản lý, giám sát.
3. Người ký không có thẩm quyền. HR cần kiểm tra người đại diện hoặc ủy quyền trước mỗi đợt ký.
4. Nhầm hợp đồng bằng lời nói. Không phải mọi hợp đồng dưới một tháng đều được phép giao kết bằng miệng vì pháp luật có các ngoại lệ bắt buộc bằng văn bản.
5. Nội dung tuyển dụng khác hợp đồng. Offer ghi một mức lương nhưng hợp đồng lại chia nhỏ hoặc thay đổi điều kiện hưởng là nguyên nhân phổ biến gây mất niềm tin và tranh chấp.
6. Đưa điều khoản trái luật vào mẫu chuẩn. Một mẫu đã dùng nhiều năm không có nghĩa còn phù hợp. Doanh nghiệp cần cập nhật định kỳ.
7. Ký điện tử theo cách quá đơn giản. Từ năm 2026, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định riêng về eContract thay vì chỉ coi file scan hoặc chữ ký hình ảnh là toàn bộ quy trình.

Đối với HR và kế toán, một hồ sơ giao kết hợp đồng tốt nên liên kết được với hồ sơ nhân sự, bảng lương, bảo hiểm và các phụ lục về sau. Đối với người lao động, nên lưu bản cuối cùng đã ký, offer, email xác nhận lương và các tài liệu liên quan để có căn cứ đối chiếu nếu nội dung thực tế thay đổi.

Pháp luật lao động khuyến nghị doanh nghiệp rà soát mẫu hợp đồng ít nhất khi có thay đổi pháp luật đáng kể, thay đổi chính sách tiền lương hoặc chuyển từ ký giấy sang ký điện tử. Một bước kiểm tra giao kết hợp đồng trước khi phát hành hồ sơ chính thức có thể giúp phát hiện sớm sai thẩm quyền, sai loại hợp đồng hoặc điều khoản chưa thống nhất. Người lao động cũng nên đọc đầy đủ trước khi ký thay vì chỉ kiểm tra lương và chức danh.

Câu hỏi thường gặp về giao kết hợp đồng

Giao kết hợp đồng lao động phải thực hiện trước hay sau ngày đi làm?

Người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng với người lao động trước khi nhận người lao động vào làm việc. Doanh nghiệp vì vậy không nên chờ hết vài ngày làm việc thực tế rồi mới xác lập giấy tờ nếu quan hệ đã thuộc trường hợp phải giao kết hợp đồng lao động. Trường hợp có thử việc cần lựa chọn cách ghi nhận thử việc phù hợp với pháp luật.

Hợp đồng lao động bằng lời nói có giá trị không?

Có, nhưng phạm vi áp dụng hạn chế. Hai bên có thể giao kết hợp đồng bằng lời nói đối với hợp đồng dưới một tháng, trừ các trường hợp pháp luật bắt buộc phải bằng văn bản. Với công việc có nhiều điều kiện về lương, ca làm hoặc trách nhiệm tài sản, văn bản vẫn giúp giảm rủi ro chứng minh.

Offer letter có thay thế hợp đồng lao động không?

Không nên mặc định như vậy. Đề nghị giao kết hợp đồng hoặc offer letter có thể chỉ là bước tiền hợp đồng để các bên thương lượng. Tuy nhiên, khi đánh giá pháp lý, tên gọi không quyết định hoàn toàn; nếu tài liệu và cách thực hiện thể hiện đầy đủ bản chất của một quan hệ lao động thì cần xem xét theo Điều 13 Bộ luật Lao động.

Trưởng phòng nhân sự có được ký hợp đồng lao động không?

Có thể nếu người đó thuộc trường hợp có thẩm quyền hoặc được người có thẩm quyền ủy quyền hợp pháp. Trước khi giao kết hợp đồng, cần kiểm tra phạm vi và thời hạn của văn bản ủy quyền. Người đã được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được tiếp tục ủy quyền lại cho người khác.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng giấy không?

Có. Bộ luật Lao động công nhận việc giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Trong năm 2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về điều kiện, phương thức, xác thực, ký số, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Có được ký nhiều hợp đồng lao động với nhiều công ty không?

Người lao động có thể giao kết hợp đồng với nhiều người sử dụng lao động nếu vẫn bảo đảm thực hiện đầy đủ các nội dung đã cam kết. Việc tham gia các chế độ bảo hiểm khi có nhiều hợp đồng được xử lý theo pháp luật bảo hiểm và an toàn, vệ sinh lao động. Người lao động nên kiểm tra lịch làm việc và nghĩa vụ bảo mật để tránh xung đột giữa các hợp đồng.

Kết luận: giao kết hợp đồng đúng luật không chỉ là chọn một mẫu hợp đồng rồi ký. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng thời điểm, nguyên tắc, thông tin, hình thức, thẩm quyền và nội dung; người lao động cần đọc kỹ và yêu cầu làm rõ những điều khoản ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi. Một quy trình giao kết hợp đồng minh bạch từ đầu giúp giảm tranh chấp, hỗ trợ quản trị nhân sự và tạo nền tảng ổn định cho quan hệ lao động.

Nếu đang chuẩn bị tuyển dụng, ký mới hoặc chuyển sang hợp đồng điện tử, hãy đối chiếu bản dự thảo với quy định đang có hiệu lực trước khi thực hiện giao kết hợp đồng. Nội dung của Pháp luật lao động nhằm phổ biến kiến thức pháp lý; với hồ sơ có yếu tố đặc thù hoặc đã phát sinh tranh chấp, cần xem xét tài liệu thực tế trước khi quyết định phương án xử lý.