Không huấn luyện an toàn lao động cho nhân viên: 2 bên đối mặt rủi ro gì?

Một nhân viên mới được giao vận hành máy, làm việc trên cao hoặc tiếp xúc với nguồn điện nhưng chưa từng được hướng dẫn đầy đủ về mối nguy, quy trình an toàn và cách ứng phó sự cố. Trong điều kiện bình thường, công việc có thể vẫn diễn ra. Nhưng chỉ cần một thao tác sai, hậu quả có thể chuyển rất nhanh từ lỗi quy trình thành tai nạn lao động, gián đoạn sản xuất và tranh chấp trách nhiệm.

Đó là lý do huấn luyện an toàn không nên được xem như một thủ tục để hoàn thiện hồ sơ. Đây vừa là nghĩa vụ quản lý của doanh nghiệp, vừa là lớp bảo vệ trực tiếp giúp người lao động hiểu nguy cơ, sử dụng đúng phương tiện bảo vệ cá nhân và biết phải làm gì khi có tình huống bất thường. Bài viết của Pháp luật lao động phân tích rủi ro của cả hai phía khi nhân viên chưa được huấn luyện an toàn đúng quy định.

Lưu ý: nội dung dưới đây mang tính thông tin pháp lý phổ thông. Việc xác định đối tượng, chương trình, thời lượng, hồ sơ và mức xử phạt trong một vụ việc cụ thể cần căn cứ ngành nghề, vị trí công việc, số lượng người vi phạm và văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm kiểm tra.

Huấn luyện an toàn có phải nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp?

Câu trả lời là có, đối với các đối tượng thuộc phạm vi pháp luật quy định. Luật An toàn, vệ sinh lao động xác định người lao động làm việc theo hợp đồng có quyền được cung cấp thông tin về yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại và được đào tạo, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động. Đồng thời, người sử dụng lao động có nghĩa vụ tổ chức huấn luyện an toàn, hướng dẫn nội quy, quy trình và biện pháp bảo đảm an toàn tại nơi làm việc.

Quyền được huấn luyện an toàn của người lao động

Huấn luyện an toàn không chỉ dành cho công nhân làm việc trong nhà máy. Phạm vi đối tượng được pháp luật điều chỉnh rộng hơn, bao gồm người lao động theo hợp đồng, người thử việc, người học nghề, tập nghề và một số nhóm lao động khác. Với người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động, yêu cầu còn chặt chẽ hơn vì họ phải được huấn luyện an toàn và đáp ứng điều kiện về thẻ an toàn trước khi được bố trí thực hiện công việc theo quy định.

Trách nhiệm tổ chức huấn luyện an toàn của người sử dụng lao động

Điều 14 Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định trách nhiệm huấn luyện an toàn đối với nhiều nhóm đối tượng. Trong đó, người sử dụng lao động phải tổ chức huấn luyện an toàn cho người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt và chịu trách nhiệm về chất lượng huấn luyện an toàn đối với nhóm lao động thuộc phạm vi luật định. Việc huấn luyện an toàn phải phù hợp với ngành nghề, vị trí công việc và quy mô lao động.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi nhân viên đã có chứng nhận hay chưa. Câu hỏi quản trị đúng hơn là đúng người, đúng nhóm, đúng nội dung, đúng thời điểm và có hồ sơ chứng minh hay chưa.

Doanh nghiệp không huấn luyện an toàn có thể gặp 4 rủi ro lớn

1. Nguy cơ bị xử phạt hành chính

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt đối với người sử dụng lao động không tổ chức huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động cho người lao động theo quy định, thỏa thuận với tổ chức huấn luyện an toàn để nhận kết quả dù không huấn luyện an toàn hoặc sử dụng người chưa được cấp thẻ an toàn làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt trước khi bố trí công việc. Mức phạt tại khoản 1 Điều 25 được xác định theo số lượng người vi phạm.

Vì sao có cột mức phạt đối với tổ chức? Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức tiền phạt trong các chương liên quan về nguyên tắc là mức áp dụng cho cá nhân, còn tổ chức bị phạt bằng 2 lần mức của cá nhân, trừ trường hợp nghị định có quy định khác. Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam thuộc nhóm tổ chức được áp dụng nguyên tắc này.

2. Rủi ro tai nạn, gián đoạn sản xuất và tăng chi phí

Tiền phạt thường chưa phải chi phí lớn nhất. Khi người lao động không biết cách cô lập nguồn năng lượng, kiểm tra thiết bị, sử dụng dây đai, lựa chọn phương tiện bảo vệ cá nhân hoặc báo cáo mối nguy, khả năng xuất hiện hành vi không an toàn sẽ tăng. Một sự cố có thể kéo theo dừng dây chuyền, điều tra tai nạn, sửa chữa thiết bị, bố trí nhân sự thay thế và ảnh hưởng tiến độ giao hàng.

Huấn luyện an toàn hiệu quả phải chuyển kiến thức thành hành vi: nhìn thấy mối nguy, hiểu hậu quả, biết giới hạn công việc của mình và dừng lại khi điều kiện không bảo đảm an toàn.

3. Khó chứng minh đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm an toàn

Khi có thanh tra, kiểm tra hoặc tai nạn lao động, doanh nghiệp cần chứng minh hệ thống quản lý an toàn đã được triển khai thực tế. Nếu hồ sơ huấn luyện an toàn thiếu, nội dung không phù hợp, danh sách người học không khớp hoặc chỉ có giấy tờ mà không có hoạt động huấn luyện an toàn thực tế, rủi ro pháp lý và tranh chấp có thể tăng.

Đáng chú ý, Nghị định 12/2022/NĐ-CP còn xử lý hành vi nhận hoặc cung cấp kết quả huấn luyện khi không thực hiện huấn luyện an toàn. Vì vậy, mua kết quả huấn luyện để hợp thức hóa hồ sơ không phải cách giảm rủi ro mà có thể tạo thêm vi phạm.

4. Suy giảm văn hóa an toàn và uy tín nội bộ

Nếu nhân viên thấy doanh nghiệp xem an toàn là thủ tục hình thức, họ dễ hình thành thói quen bỏ qua bước kiểm tra, làm tắt quy trình và ngại báo cáo tình huống suýt gây tai nạn hoặc mối nguy. Ngược lại, một chương trình huấn luyện an toàn sát với công việc giúp hình thành ngôn ngữ chung về rủi ro giữa quản lý, cán bộ an toàn và người lao động.

Gợi ý: nếu doanh nghiệp đang tăng nhanh nhân sự, mở dây chuyền mới hoặc thay đổi công nghệ, đây là thời điểm phù hợp để rà soát lại danh sách đối tượng huấn luyện an toàn thay vì chờ đến khi có kiểm tra hoặc xảy ra sự cố.

Người lao động chưa được huấn luyện an toàn đối mặt với 3 rủi ro trực tiếp

1. Không nhận diện đúng mối nguy tại vị trí làm việc

Người mới thường nhìn thấy nhiệm vụ cần hoàn thành nhưng chưa nhìn ra toàn bộ nguồn nguy hiểm xung quanh như điện, bộ phận chuyển động, vật rơi, hóa chất, nhiệt, tiếng ồn, không gian hạn chế hoặc nguy cơ trượt ngã. Nếu không được hướng dẫn theo đúng vị trí công việc, họ dễ đánh giá thấp tình huống và lựa chọn thao tác nhanh nhưng không an toàn.

2. Xử lý sai khi xảy ra sự cố hoặc tai nạn

Trong sự cố, những phút đầu có thể quyết định mức độ hậu quả. Người lao động cần biết phải báo cho ai, nút dừng khẩn cấp ở đâu, khi nào được phép sơ cứu, khi nào phải cách ly khu vực và khi nào tuyệt đối không được tự xử lý. Thiếu huấn luyện an toàn có thể khiến một sự cố ban đầu nhỏ trở nên nghiêm trọng hơn.

3. Dễ vi phạm quy trình và tự đặt mình vào tình huống nguy hiểm

Luật quy định người lao động có nghĩa vụ chấp hành nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm an toàn, sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân, đồng thời báo cáo kịp thời khi phát hiện nguy cơ. Tuy nhiên, để thực hiện được các nghĩa vụ này một cách thực chất, người lao động cần được cung cấp thông tin và huấn luyện an toàn phù hợp. Cơ sở Dữ liệu Văn bản Quy phạm pháp luật

Cũng cần phân biệt trách nhiệm của hai bên. Nếu doanh nghiệp chưa tổ chức huấn luyện theo nghĩa vụ của mình, không nên mặc định rằng người lao động sẽ bị xử phạt chỉ vì họ chưa được huấn luyện. Trách nhiệm tổ chức huấn luyện thuộc về người sử dụng lao động theo quy định; còn người lao động có trách nhiệm tuân thủ quy trình an toàn, sử dụng phương tiện bảo vệ và báo cáo nguy cơ trong quá trình làm việc.

Xem thêm: Quy định an toàn vệ sinh lao động tại doanh nghiệp

Những ai phải tham gia huấn luyện an toàn lao động?

Nghị định 44/2016/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung phân loại đối tượng huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động thành các nhóm để xác định nội dung và yêu cầu phù hợp. Nghị định 44/2016/NĐ-CP hiện đã được sửa đổi, bổ sung một phần, vì vậy doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực khi triển khai hồ sơ thực tế.

6 nhóm đối tượng huấn luyện an toàn thường gặp

• Nhóm 1: người quản lý phụ trách công tác an toàn, vệ sinh lao động.
• Nhóm 2: người làm công tác an toàn, vệ sinh lao động và người trực tiếp giám sát an toàn thuộc phạm vi quy định.
• Nhóm 3: người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động.
• Nhóm 4: nhóm người lao động khác thuộc phạm vi quy định, bao gồm cả người học nghề, tập nghề, thử việc theo trường hợp pháp luật áp dụng.
• Nhóm 5: người làm công tác y tế.
• Nhóm 6: an toàn, vệ sinh viên.

Việc xếp nhóm không nên thực hiện chỉ dựa trên tên chức danh ghi trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần xem người đó thực tế làm gì, tiếp xúc với những mối nguy nào, có thuộc danh mục công việc yêu cầu nghiêm ngặt hay không và có đảm nhiệm vai trò quản lý, an toàn hoặc y tế hay không.

Trường hợp phải có thẻ an toàn trước khi bố trí công việc

Đối với người lao động làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động, Luật yêu cầu người sử dụng lao động tổ chức huấn luyện an toàn và cấp thẻ an toàn trước khi bố trí làm công việc này. Đây là điểm doanh nghiệp cần kiểm soát ngay từ khâu tiếp nhận nhân sự và phân công việc, không nên để người lao động làm trước rồi mới bổ sung hồ sơ sau. Cơ sở Dữ liệu Văn bản Quy phạm pháp luật

Doanh nghiệp nên làm gì nếu phát hiện nhân viên chưa được huấn luyện an toàn?

Nếu rà soát và phát hiện một số nhân viên chưa được huấn luyện, doanh nghiệp nên xử lý theo hướng khắc phục rủi ro trước, hoàn thiện hồ sơ sau. Không nên chỉ bổ sung chữ ký hoặc giấy chứng nhận trong khi người lao động vẫn chưa nắm được quy trình thực tế.

Checklist khắc phục theo thứ tự ưu tiên

1. Lập danh sách người chưa được huấn luyện hoặc hồ sơ đã hết hiệu lực. Đối chiếu theo bộ phận, vị trí, ca làm việc và công việc thực tế.
2. Xác định ngay công việc có yêu cầu nghiêm ngặt. Nếu người lao động chưa đáp ứng điều kiện huấn luyện, cần xem xét dừng bố trí họ vào công việc đó cho đến khi đủ điều kiện theo quy định.
3. Phân nhóm huấn luyện đúng đối tượng. Tránh dùng một chương trình chung cho mọi vị trí.
4. Rà soát đơn vị hoặc năng lực tự huấn luyện. Nếu thuê dịch vụ, kiểm tra phạm vi và điều kiện hoạt động phù hợp. Nếu tự huấn luyện, cần đối chiếu điều kiện pháp lý áp dụng cho nhóm đối tượng tương ứng.
5. Tổ chức huấn luyện thực chất. Nội dung nên kết hợp pháp luật, quy trình nội bộ, nhận diện mối nguy, biện pháp kiểm soát, sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân và tình huống thực hành.
6. Kiểm tra, đánh giá kết quả. Không xem việc có mặt trong lớp là đồng nghĩa với đủ năng lực thực hiện công việc.
7. Thiết lập lịch huấn luyện lại và cơ chế cảnh báo. Gắn với ngày hết hạn hồ sơ, thay đổi vị trí, công nghệ, thiết bị hoặc yêu cầu pháp luật.

Hồ sơ nào nên được lưu để phục vụ quản lý và kiểm tra?

Tùy nhóm và hình thức huấn luyện, doanh nghiệp nên quản lý có hệ thống các tài liệu như danh sách đối tượng, căn cứ phân nhóm, kế hoạch hoặc chương trình huấn luyện, tài liệu đào tạo, thông tin người huấn luyện, kết quả kiểm tra, giấy chứng nhận hoặc thẻ an toàn khi thuộc trường hợp phải cấp, sổ theo dõi và tài liệu chứng minh việc huấn luyện lại hoặc cập nhật kiến thức.

Hồ sơ tốt không chỉ phục vụ thanh tra. Nó còn giúp bộ phận nhân sự và cán bộ an toàn biết chính xác ai đã đủ điều kiện làm việc, ai sắp đến hạn và ai cần huấn luyện bổ sung khi chuyển vị trí.

Pháp luật lao động khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện một đợt rà soát chéo giữa danh sách nhân sự, mô tả công việc và hồ sơ huấn luyện. Chỉ một bảng đối chiếu đơn giản cũng có thể phát hiện sớm các khoảng trống trước khi chúng trở thành tai nạn hoặc vi phạm.

Câu hỏi thường gặp về huấn luyện an toàn

Nhân viên văn phòng có cần huấn luyện an toàn không?

Không nên mặc định chỉ công nhân sản xuất mới thuộc diện huấn luyện. Pháp luật có nhóm người lao động không thuộc các nhóm chuyên biệt và việc huấn luyện phải phù hợp với vị trí công việc. Nhân viên văn phòng vẫn có thể thuộc đối tượng cần được huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo phạm vi áp dụng, nhưng nội dung và mức độ sẽ khác với người làm việc cùng máy móc hoặc công việc có yêu cầu nghiêm ngặt.

Có thể cho nhân viên làm việc trước rồi huấn luyện sau không?

Đối với công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động, cách làm này tiềm ẩn rủi ro pháp lý rõ ràng vì Luật yêu cầu huấn luyện và cấp thẻ an toàn trước khi bố trí làm công việc. Với các vị trí khác, doanh nghiệp cũng cần bảo đảm huấn luyện theo đúng thời điểm pháp luật yêu cầu và trước khi người lao động phải đối mặt với mối nguy mà họ chưa được hướng dẫn. Cơ sở Dữ liệu Văn bản Quy phạm pháp luật

Doanh nghiệp tự huấn luyện an toàn được không?

Có trường hợp doanh nghiệp được tự tổ chức huấn luyện, nhưng điều kiện và trách nhiệm phụ thuộc nhóm đối tượng và quy định áp dụng. Luật cũng quy định trường hợp doanh nghiệp tự huấn luyện cho các đối tượng nhất định phải đáp ứng điều kiện hoạt động tương ứng như tổ chức huấn luyện. Vì vậy, không nên hiểu tự huấn luyện đơn giản là cử một quản lý nội bộ đứng lớp rồi ký xác nhận.

Không huấn luyện thì người lao động có bị phạt không?

Với hành vi doanh nghiệp không tổ chức huấn luyện theo quy định, Điều 25 Nghị định 12/2022/NĐ-CP tập trung chế tài đối với người sử dụng lao động. Người lao động có các nghĩa vụ riêng như tuân thủ quy trình, sử dụng phương tiện bảo vệ và báo cáo nguy cơ. Vì vậy cần xác định đúng hành vi và đúng chủ thể vi phạm, không nên quy trách nhiệm cho người lao động chỉ vì doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ tổ chức huấn luyện.

Bao lâu phải huấn luyện lại?

Chu kỳ huấn luyện lại, cập nhật kiến thức và thời hạn của giấy chứng nhận hoặc thẻ an toàn phụ thuộc nhóm đối tượng và quy định đang áp dụng. Nghị định 44/2016/NĐ-CP có quy định về thời hạn giấy chứng nhận huấn luyện, thẻ an toàn và đã được sửa đổi, bổ sung qua các văn bản sau đó. Doanh nghiệp nên quản lý theo ngày hết hạn thực tế trên hồ sơ và kiểm tra văn bản sửa đổi còn hiệu lực trước khi lập kế hoạch.

Kết luận: bỏ qua huấn luyện an toàn tạo ra rủi ro cho cả hai phía. Doanh nghiệp có thể đối mặt với xử phạt, chi phí sự cố, gián đoạn hoạt động và khó chứng minh trách nhiệm quản lý; người lao động phải làm việc trong trạng thái thiếu kiến thức về mối nguy, quy trình và ứng phó khẩn cấp. Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là xác định đúng đối tượng, tổ chức huấn luyện trước khi bố trí công việc có nguy cơ, kiểm tra năng lực sau đào tạo và duy trì hồ sơ có thể kiểm chứng.