Mất sổ bảo hiểm xã hội: Hướng dẫn cấp lại sổ BHXH khi bị mất hoặc hư hỏng

Mất sổ bảo hiểm xã hội là tình huống khá phổ biến khi chuyển việc, cất giữ hồ sơ không kỹ hoặc làm thất lạc giấy tờ. Tin tốt là người lao động vẫn có thể làm thủ tục cấp lại sổ BHXH, và việc mất sổ không đồng nghĩa với mất toàn bộ quá trình đã đóng vì dữ liệu tham gia đã được cơ quan BHXH quản lý trên hệ thống.

Mất sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không?

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Từ ngày 01/07/2025 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực thì sổ bảo hiểm sẽ được thay thế bằng bản điện tử, nhưng nếu muốn người tham gia vẫn được cấp sổ BHXH bằng giấy khi có nhu cầu.

Hồ sơ, nơi nộp và thủ tục cấp lại sổ BHXH

Hồ sơ cấp lại sổ BHXH bị mất

Căn cứ Khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 31 Điều 1 Quyết Định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định về cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ BHXH như sau:

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

b) Gộp sổ BHXH:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Với trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất hoặc hỏng, hồ sơ cơ bản chỉ cần mẫu TK1-TS. Đây là điểm nhiều người nhầm lẫn vì cứ nghĩ phải xin xác nhận ở nhiều nơi. Nếu bạn chỉ xin cấp lại do mất sổ và không thay đổi thông tin nhân thân, hồ sơ thường gọn hơn rất nhiều.

Xem thêm: Tra cứu quá trình đóng BHXH: Hướng dẫn chi tiết cho người lao động

Nộp hồ sơ khi mất sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?

Người đang làm việc có thể nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH mà cần cấp lại sổ có thể nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc. Ngoài nộp trực tiếp, bạn còn có thể gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tuyến trên cổng dịch vụ công.

Thời hạn cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất

Thời hạn cấp lại bảo hiểm được quy định tại khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:

2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Đáng chú ý, từ ngày 01/01/2026, việc cấp sổ BHXH bằng bản điện tử sẽ được triển khai chính thức. Trong khi đó, sổ BHXH bản giấy chỉ được cấp khi người tham gia có yêu cầu.

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, quy định về thời gian cấp sổ bảo hiểm xã hội điện tử như sau:

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, sổ BHXH sẽ được cấp dưới 2 hình thức gồm bản điện tử và bản giấy, đồng thời cả hai đều có giá trị pháp lý như nhau.

Điều này có nghĩa là từ năm 2026, người lao động sẽ chủ yếu sử dụng sổ BHXH điện tử trong quá trình tham gia và thực hiện các thủ tục liên quan. Trường hợp cần dùng bản giấy, người tham gia vẫn có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định.

Khi sổ BHXH giấy không còn được sử dụng phổ biến, toàn bộ thông tin về quá trình đóng, hưởng và giải quyết chế độ của người lao động vẫn được cập nhật, lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử của cơ quan BHXH một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Vì vậy, người dân hoàn toàn có thể sử dụng sổ BHXH điện tử thay cho sổ giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, bởi cả hai hình thức này đều có giá trị pháp lý và hiệu lực áp dụng tương đương nhau.

Xem thêm: “Khai tử” Sổ bảo hiểm xã hội giấy từ 01/01/2026

Cách xin cấp lại sổ BHXH online khi bị mất sổ bảo hiểm xã hội

Với người đã có tài khoản, hiện có thể nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN. Trên thực tế, nhiều người lao động còn chọn thao tác trên VssID với dịch vụ cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin để giảm thời gian đi lại.

Cấp lại sổ BHXH bị mất trên ứng dụng VssId

Bước 1: Mở ứng dụng VssID trên điện thoại và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân

Bước 2: Vào mục Dịch vụ công tại giao diện chính.

Bước 3: Chọn thủ tục Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin (mã 608A).

Bước 4: Nhập nội dung cần điều chỉnh, đính kèm giấy tờ hợp lệ (nếu có), sau đó gửi hồ sơ đi.

Riêng với VssID, hướng dẫn phổ biến là đăng nhập, vào mục Dịch vụ công, chọn cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin, chọn nơi nhận kết quả rồi gửi hồ sơ.

Cấp lại sổ BHXH bị mất online trên dịch vụ công

Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.

Bước 3: Tìm chọn thủ tục Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin(mã 608A).

Bước 4: Điền địa chỉ nhận kết quả qua đường bưu điện.

Bước 5: Kê khai thông tin điều chỉnh trong Mục II, đính kèm các giấy tờ liên quan  (giấy khai sinh, CCCD…), rồi xác nhận và gửi hồ sơ trực tuyến.

Checklist để hồ sơ không bị chậm

• Điền đúng mã số BHXH, họ tên, ngày sinh và thông tin liên hệ.
• Chọn đúng hình thức nhận kết quả.
• Nếu nhận qua bưu chính, ghi địa chỉ đủ số nhà, phường xã, quận huyện, tỉnh thành.
• Giữ lại mã hồ sơ hoặc thông báo tiếp nhận để tiện tra cứu.

Câu hỏi về mất sổ bảo hiểm xã hội và cấp lại sổ BHXH

Mất sổ BHXH có làm lại được không?

Có. Trường hợp mất hoặc hỏng sổ, người lao động được đề nghị cấp lại theo thủ tục hiện hành. Hồ sơ thường chỉ cần mẫu TK1-TS nếu không phát sinh thay đổi thông tin khác.

Mất sổ BHXH có mất quá trình đã đóng không?

Thông thường là không. Dữ liệu tham gia BHXH được cơ quan BHXH quản lý trên hệ thống nên việc thất lạc sổ giấy không làm mất toàn bộ thời gian đã đóng. Tuy vậy, bạn vẫn nên cấp lại sớm để thuận tiện khi làm chế độ sau này.

Thủ tục cấp lại sổ BHXH mất bao lâu?

Thời gian giải quyết thông thường là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ cần xác minh quá trình đóng ở nhiều nơi hoặc khác tỉnh, thời hạn có thể kéo dài tối đa 45 ngày và sẽ có thông báo.

Báo mất sổ BHXH có bắt buộc phải về nơi đăng ký cũ không?

Không phải lúc nào cũng cần. Nếu bạn đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã hưởng chế độ mà cần cấp lại sổ, có thể nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc theo hướng dẫn hiện hành. Điều này giúp người lao động linh hoạt hơn khi đã chuyển nơi ở hoặc chuyển việc.

Cách xin cấp lại sổ BHXH nhanh nhất là gì?

Nhanh nhất thường là chuẩn bị đúng mẫu TK1-TS, kiểm tra sạch lỗi thông tin rồi chọn kênh nộp phù hợp với hoàn cảnh của bạn. Nếu không thay đổi thông tin và đã có tài khoản điện tử, nộp online sẽ giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Nếu hồ sơ của bạn phức tạp hoặc cần đối chiếu ngay, nộp trực tiếp thường dễ xử lý hơn.

Bài viết được biên soạn trên cơ sở tham khảo quy định pháp luật hiện hành và đã có sự kiểm chứng thông tin từ luật sư Bùi Quang Thắng. Nếu cần hỗ trợ tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ: 0988092774 hoặc email admin@phapluatlaodong.com. Địa chỉ: 17 Ngõ 1 Nguyễn Thị Định, Phường Yên Hòa, Hà Nội.