Chấm dứt hợp đồng lao động 2026: 13 trường hợp, thủ tục và quyền lợi

Chấm dứt hợp đồng lao động không chỉ là việc nộp đơn nghỉ việc hoặc ra thông báo cho nhân sự nghỉ. Nếu xác định sai căn cứ, thiếu thời gian báo trước hoặc bỏ sót quyền lợi phải thanh toán, người lao động và doanh nghiệp đều có thể phát sinh tranh chấp. Bài viết của Pháp luật lao động cập nhật đến 17/08/2026, giúp bạn kiểm tra 13 trường hợp chấm dứt, thời hạn báo trước, thủ tục, quyền lợi và hồ sơ cần lưu.

Tóm tắt nhanh: Bộ luật Lao động 2019 quy định 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động tại Điều 34. Người lao động có quyền đơn phương nghỉ việc nếu tuân thủ thời hạn báo trước, trừ các trường hợp được nghỉ ngay theo khoản 2 Điều 35. Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt khi có căn cứ tại Điều 36 và phải tôn trọng các trường hợp pháp luật không cho phép đơn phương chấm dứt.

Hợp đồng lao động là gì? Mẫu mới nhất và lưu ý quan trọng 2026

Chấm dứt hợp đồng lao động là gì? 13 trường hợp cần phân biệt

Chấm dứt hợp đồng lao động là thời điểm quan hệ lao động theo hợp đồng kết thúc và các bên chuyển sang thực hiện nghĩa vụ sau khi nghỉ việc như thanh toán tiền lương, trợ cấp nếu đủ điều kiện, xác nhận quá trình bảo hiểm và trả lại giấy tờ. Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê 13 căn cứ để hợp đồng chấm dứt.

1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp đặc biệt liên quan đến thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
2. Người lao động đã hoàn thành công việc theo hợp đồng.
3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
4. Người lao động thuộc trường hợp bị kết án hoặc bị cấm làm công việc theo bản án, quyết định có hiệu lực theo quy định tại Điều 34.
5. Người lao động nước ngoài bị trục xuất theo bản án, quyết định có hiệu lực hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
6. Người lao động chết hoặc bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
7. Người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc thuộc trường hợp luật định; người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc thuộc trường hợp không có người đại diện theo quy định.
8. Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
9. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định.
10. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định.
11. Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo Điều 42 và Điều 43.
12. Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài hết hiệu lực.
13. Nội dung thử việc được ghi trong hợp đồng lao động nhưng thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Điểm dễ nhầm là không phải mọi trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động đều là đơn phương. Hết hạn hợp đồng, hoàn thành công việc, thỏa thuận giữa hai bên, sa thải hoặc hết hiệu lực giấy phép lao động có căn cứ và thủ tục khác nhau. Vì vậy, HR nên xác định đúng nhóm trước khi xử lý chấm dứt hợp đồng lao động và soạn thông báo hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

Người lao động muốn nghỉ việc: 3 mốc báo trước và 7 trường hợp nghỉ ngay

Với người lao động, chấm dứt hợp đồng lao động theo ý chí của mình thường được thực hiện theo Điều 35. Người lao động không phải chứng minh một lý do đặc biệt nếu thực hiện đúng nghĩa vụ báo trước, trừ nhóm ngành, nghề, công việc đặc thù có thời hạn báo trước theo quy định của Chính phủ.

Xem thêm: quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có cần báo trước không?

Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là trường hợp hai bên cùng thống nhất ngày kết thúc và các quyền, nghĩa vụ liên quan. Đây không phải đơn phương nên mốc 45 ngày, 30 ngày hoặc 03 ngày không tự động áp dụng như nghĩa vụ báo trước tại Điều 35. Để giảm tranh chấp, hai bên nên lập văn bản ghi rõ ngày chấm dứt, tiền lương còn lại, phép năm, trợ cấp nếu có, việc bàn giao và thời điểm hoàn tất hồ sơ. Điều 34 công nhận việc hai bên thỏa thuận là một căn cứ chấm dứt hợp đồng.

Gợi ý thực tế: trước khi gửi đơn, người lao động nên kiểm tra loại hợp đồng, ngày dự kiến nghỉ, số ngày cần báo trước và bằng chứng đã gửi thông báo. Một email có xác nhận, văn bản có ký nhận hoặc hệ thống nhân sự có lịch sử gửi sẽ giúp chứng minh thời điểm thông báo chấm dứt hợp đồng lao động nếu phát sinh tranh chấp.

Công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động: 7 căn cứ cần kiểm tra

Điều 37 quy định các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, trong đó có người lao động đang ốm đau, bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp đang điều trị theo trường hợp luật định; người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được đồng ý; lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, HR cần đối chiếu cả căn cứ tại Điều 36 và giới hạn tại Điều 37.

Nếu chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại, trả tiền lương và đóng các khoản bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng; các nghĩa vụ khác phụ thuộc tình huống cụ thể.

Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động và thủ tục 5 bước

Trong thực tế doanh nghiệp thường dùng quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng cần phân biệt tên văn bản nội bộ với nghĩa vụ pháp lý. Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc hợp đồng chấm dứt, trừ các trường hợp tại khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34. Pháp luật không bắt buộc mọi tình huống phải dùng một mẫu văn bản duy nhất có tên là quyết định.

Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt

Đầu tiên, đối chiếu Điều 34 và nếu là đơn phương thì kiểm tra thêm Điều 35 hoặc Điều 36. Đây là bước quyết định việc chấm dứt hợp đồng lao động có hợp pháp hay không.

Bước 2: Kiểm tra thời hạn báo trước

Xác định trường hợp phải báo trước, không phải báo trước hoặc chấm dứt theo thỏa thuận. Với ngành, nghề, công việc đặc thù, cần đối chiếu quy định hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/02/2021 và hướng dẫn một số nội dung về quan hệ lao động.

Bước 3: Lập thông báo, thỏa thuận hoặc quyết định phù hợp

Văn bản chấm dứt hợp đồng lao động nên thể hiện thông tin hai bên, số hợp đồng, căn cứ, lý do, ngày chấm dứt, trách nhiệm bàn giao và đầu mối xử lý quyền lợi. Nếu là thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, nên ghi rõ các khoản mà hai bên đã thống nhất để tránh hiểu khác nhau sau ngày nghỉ.

Bước 4: Bàn giao công việc, tài sản và dữ liệu

Doanh nghiệp nên có checklist bàn giao tài liệu, thiết bị, tài khoản, dữ liệu và công việc đang xử lý. Người lao động nên yêu cầu xác nhận đã hoàn thành bàn giao để hạn chế tranh chấp về sau.

Bước 5: Thanh toán và hoàn tất hồ sơ

Theo Điều 48, trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan; một số trường hợp được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người sử dụng lao động còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, trả lại bản chính giấy tờ đã giữ và cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc khi người lao động yêu cầu.

5 quyền lợi cần kiểm tra sau khi chấm dứt hợp đồng lao động

Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động không nên chỉ kiểm tra tháng lương cuối cùng. Tùy căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động và quá trình làm việc, cần rà soát 5 nhóm quyền lợi sau:

• Tiền lương và khoản còn phải thanh toán: gồm lương chưa trả và các khoản khác phát sinh theo hợp đồng, thỏa ước hoặc quy định hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tiền phép năm chưa nghỉ: khi thôi việc hoặc mất việc mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì người lao động được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo điều kiện luật định.
• Trợ cấp thôi việc: áp dụng nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 46. Người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt trong các trường hợp luật định có thể được hưởng; thời gian tính trợ cấp phải trừ các khoảng thời gian theo quy định. Hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp
• Trợ cấp mất việc làm: cần kiểm tra riêng nếu nghỉ do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc các trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp thuộc phạm vi Điều 47.
• Bảo hiểm thất nghiệp: từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 có hiệu lực và là căn cứ hiện hành để xét điều kiện, mức và thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp. Người lao động nên kiểm tra điều kiện ngay sau khi nghỉ để tránh bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ.

Checklist trước ngày nghỉ: lưu bản hợp đồng và phụ lục; lưu đơn hoặc thông báo nghỉ việc; nhận văn bản xác nhận chấm dứt hợp đồng lao động; hoàn tất biên bản bàn giao; đối chiếu lương và phép năm; kiểm tra trợ cấp nếu có; xác nhận quá trình BHXH và BHTN; yêu cầu bản sao tài liệu quá trình làm việc nếu cần.

Nếu căn cứ nghỉ việc, thời hạn báo trước hoặc khoản thanh toán chưa rõ, người lao động và HR nên đối chiếu trực tiếp Bộ luật Lao động, hồ sơ hợp đồng và dữ liệu chấm công trước khi ký văn bản cuối cùng. Pháp luật lao động khuyến nghị lưu toàn bộ bằng chứng liên quan để việc chấm dứt hợp đồng lao động được minh bạch và dễ kiểm tra khi có tranh chấp.

Câu hỏi thường gặp về chấm dứt hợp đồng lao động

Nghỉ việc có bắt buộc phải viết đơn xin nghỉ không?

Bộ luật Lao động tập trung vào quyền đơn phương và nghĩa vụ báo trước, không quy định một mẫu đơn xin nghỉ việc duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, người lao động nên thông báo bằng hình thức có thể chứng minh thời điểm gửi và nội dung. Cách này giúp xác định rõ ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng lao động và chứng minh quá trình chấm dứt hợp đồng lao động nếu có tranh chấp về thời hạn báo trước.

Hợp đồng không xác định thời hạn muốn nghỉ phải báo trước bao lâu?

Thông thường người lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Một số ngành, nghề, công việc đặc thù áp dụng thời hạn khác theo quy định của Chính phủ. Nếu thuộc 7 trường hợp tại khoản 2 Điều 35, người lao động có thể nghỉ mà không cần báo trước.

Công ty có được cho nghỉ vì không đạt KPI không?

Công ty chỉ có thể dựa vào căn cứ người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc nếu mức độ hoàn thành được xác định theo tiêu chí trong quy chế đánh giá hợp lệ của người sử dụng lao động. Quy chế phải được xây dựng theo yêu cầu tại Điều 36, bao gồm việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu nơi làm việc có tổ chức này. Nếu không có căn cứ và thủ tục phù hợp, việc chấm dứt hợp đồng lao động có nguy cơ bị xác định là trái pháp luật.

Hai bên thỏa thuận nghỉ ngay có được không?

Có thể, nếu người lao động và người sử dụng lao động thực sự tự nguyện thống nhất thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. Hai bên nên ghi ngày chấm dứt và các khoản phải thanh toán thành văn bản. Đây là căn cứ độc lập tại khoản 3 Điều 34, nên không phải áp dụng thời hạn báo trước của trường hợp đơn phương.

Công ty có bắt buộc ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động không?

Điều 45 yêu cầu người sử dụng lao động thông báo bằng văn bản khi hợp đồng chấm dứt, trừ một số trường hợp được liệt kê tại điều này. Do đó, cần phân biệt nghĩa vụ có văn bản thông báo với tên gọi nội bộ là quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể dùng quyết định nếu phù hợp quy trình quản trị, nhưng nội dung và căn cứ mới là yếu tố cần kiểm tra.

Sau khi nghỉ bao lâu công ty phải thanh toán quyền lợi?

Thông thường, các khoản liên quan phải được thanh toán trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người lao động cũng có quyền yêu cầu hoàn tất xác nhận bảo hiểm và nhận lại giấy tờ theo Điều 48.

Kết luận: để chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật, cần đi theo thứ tự: xác định căn cứ, kiểm tra báo trước, chọn đúng loại văn bản, bàn giao và chốt quyền lợi. Người lao động không nên nghỉ ngay chỉ dựa trên trao đổi miệng nếu chưa chắc mình thuộc trường hợp được miễn báo trước; doanh nghiệp cũng không nên ra quyết định chỉ dựa vào nhu cầu thay nhân sự. Kiểm tra đúng từ đầu giúp giảm đáng kể rủi ro tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.