Bảng lương: 4 nguyên tắc xây dựng và áp dụng doanh nghiệp cần lưu ý

Một file Excel có đầy đủ tên nhân viên và số tiền thực nhận chưa chắc đã là một bảng lương đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị, lao động và kế toán. Trên thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng đồng thời thang lương, bảng lương để xác định khung trả lương, bảng tính lương để tính thu nhập hằng tháng, bảng thanh toán tiền lương để làm chứng từ kế toán và bảng lương cá nhân để người lao động kiểm tra số tiền mình được nhận.

Nếu các tài liệu này không thống nhất, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng hợp đồng ghi một mức, dữ liệu nhân sự ghi một mức, kế toán thanh toán một mức khác hoặc không giải thích được các khoản khấu trừ khi người lao động thắc mắc. Với HR, C&B và kế toán, xây dựng bảng lương đúng ngay từ đầu giúp giảm đáng kể rủi ro tranh chấp và sai lệch dữ liệu.

Pháp luật lao động tổng hợp dưới đây 4 nguyên tắc quan trọng dựa trên Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu năm 2026, Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt và Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp. Bộ luật Lao động 2019 hiện quy định người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động.

Tiền lương gồm những gì? 6 khoản người lao động cần hiểu rõ

Bảng lương là gì và cần phân biệt những loại nào?

Trong thực tế, từ khóa bảng lương được dùng cho nhiều loại tài liệu khác nhau. Đây là điểm doanh nghiệp nên làm rõ trước khi xây dựng quy trình tiền lương.

Thang lương, bảng lương dùng để xây dựng hệ thống trả lương

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng và trả lương.

Có thể hiểu đây là tài liệu thể hiện cấu trúc tiền lương của doanh nghiệp theo nhóm công việc, chức danh, ngạch hoặc bậc do doanh nghiệp thiết kế. Ví dụ, một bảng lương công ty có thể chia nhóm quản lý, chuyên viên, nhân viên nghiệp vụ, kỹ thuật và lao động hỗ trợ; trong mỗi nhóm có nhiều bậc để phục vụ tuyển dụng, đánh giá và điều chỉnh lương.

Doanh nghiệp không nên nhầm tài liệu này với file tính lương hằng tháng. Thang lương, bảng lương trả lời câu hỏi một vị trí có thể được xếp ở mức nào, còn bảng tính lương hằng tháng trả lời câu hỏi một nhân viên cụ thể được nhận bao nhiêu trong kỳ.

Bảng thanh toán tiền lương dùng trong kế toán

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 1/1/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Phụ lục I của Thông tư có mẫu bảng thanh toán tiền lương số 01 – LĐTL cùng các biểu mẫu liên quan như bảng thanh toán tiền thưởng, tiền làm thêm giờ và bảng phân bổ tiền lương.

Mục đích của bảng thanh toán là làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập cho người lao động, đồng thời hỗ trợ kiểm tra và thống kê lao động tiền lương. Dữ liệu thường được lập từ bảng chấm công, thông tin sản phẩm hoặc công việc hoàn thành và các hồ sơ liên quan.

Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp tham khảo biểu mẫu tại Phụ lục I và có thể thiết kế thêm, sửa đổi hoặc bổ sung biểu mẫu để phù hợp hoạt động và yêu cầu quản lý, với điều kiện đáp ứng quy định về chứng từ kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp không nhất thiết phải giữ nguyên từng cột của mẫu nếu hệ thống của mình cần chi tiết hơn.

Bảng lương cá nhân là thông tin người lao động nhận mỗi kỳ trả lương

Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động yêu cầu mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm và nội dung, số tiền bị khấu trừ nếu có.

Trong thực tế, tài liệu này thường được gọi là phiếu lương hoặc bảng lương cá nhân. Khác với bảng lương nhân viên tổng hợp của toàn doanh nghiệp, bảng lương cá nhân chỉ chứa dữ liệu của một người, giúp người đó kiểm tra ngày công, thu nhập, bảo hiểm, thuế và số tiền thực nhận.

4 nguyên tắc xây dựng và áp dụng bảng lương doanh nghiệp cần lưu ý

1. Bảng lương phải gắn với công việc, chức danh và mức lương tối thiểu

Nguyên tắc đầu tiên là bảng lương phải có khả năng sử dụng thực tế để tuyển dụng, xếp lương, thỏa thuận mức lương và trả lương. Doanh nghiệp không nên xây dựng một tài liệu chỉ để lưu hồ sơ nhưng không liên hệ với các vị trí đang tồn tại trong cơ cấu tổ chức.

Mỗi nhóm chức danh nên được xác định dựa trên tính chất công việc, trách nhiệm, yêu cầu chuyên môn và hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có thể thiết kế các bậc lương phù hợp với kinh nghiệm, năng lực, thâm niên hoặc tiêu chí nâng bậc nội bộ.

Đồng thời, mức lương theo công việc hoặc chức danh phải được kiểm tra với mức lương tối thiểu đang áp dụng. Từ ngày 1/1/2026, Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức tối thiểu tháng là 5.310.000 đồng ở vùng I, 4.730.000 đồng ở vùng II, 4.140.000 đồng ở vùng III và 3.700.000 đồng ở vùng IV.

Đối với doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều địa bàn, không nên lấy duy nhất vùng của trụ sở chính để xây dựng toàn bộ bảng lương nhân viên. Nghị định 293 quy định đơn vị hoặc chi nhánh hoạt động tại địa bàn nào thì áp dụng mức tối thiểu của địa bàn đó.

2. Phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi thuộc trường hợp luật định

Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động quy định người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Doanh nghiệp nên thực hiện bước tham vấn trước khi ban hành chính thức và lưu lại hồ sơ thể hiện quá trình lấy ý kiến. Cách làm này không chỉ phục vụ yêu cầu tuân thủ mà còn giúp phát hiện những vấn đề thực tế như nhóm chức danh chưa hợp lý, tiêu chí nâng bậc khó áp dụng hoặc khoảng cách thu nhập chưa phản ánh đúng mức độ trách nhiệm.

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định hành vi không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp phải thực hiện có thể bị xử phạt. Mức phạt quy định tại khoản 1 Điều 17 là từ 5 đến 10 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân; mức phạt đối với tổ chức về nguyên tắc bằng hai lần mức của cá nhân.

3. Bảng lương phải được công khai trước khi áp dụng

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Đây là yêu cầu được ghi trực tiếp tại Điều 93 Bộ luật Lao động.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức công bố phù hợp với mô hình hoạt động, nhưng cần bảo đảm người lao động có khả năng tiếp cận thông tin cần biết trước khi hệ thống được áp dụng. Nếu điều chỉnh sang bảng lương mới, doanh nghiệp cũng nên thông báo rõ ngày hiệu lực và xử lý các trường hợp đang hưởng chế độ có lợi hơn theo hợp đồng hoặc thỏa thuận hiện hành.

Một điểm HR thường nhầm là xây dựng và đăng ký bảng lương là hai việc khác nhau. Bộ luật Lao động 2019 vẫn yêu cầu doanh nghiệp xây dựng, tham vấn và công khai thang lương, bảng lương nhưng không còn quy định thủ tục phải gửi đăng ký thang bảng lương với cơ quan quản lý lao động cấp huyện như cơ chế trước đây

Không công bố công khai trước khi áp dụng cũng thuộc nhóm hành vi có thể bị xử phạt theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Vì vậy, việc lập file rồi chỉ lưu trong máy tính của HR chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật.

4. Số liệu bảng lương phải thống nhất với hợp đồng, chấm công và chứng từ thanh toán

Một bảng lương tốt không chỉ đúng ở con số cuối cùng mà còn phải truy ngược được nguồn dữ liệu. HR và kế toán cần bảo đảm mức lương theo hợp đồng, ngày công, làm thêm giờ, nghỉ hưởng lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm, thuế và các khoản khấu trừ được liên kết rõ ràng.

Ví dụ, nếu hợp đồng ghi mức lương theo công việc là 12 triệu đồng nhưng bảng tính chỉ sử dụng 8 triệu đồng mà không có căn cứ điều chỉnh hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình. Tương tự, nếu bảng thanh toán tiền lương ghi số tiền làm thêm nhưng dữ liệu chấm công không thể hiện giờ làm thêm tương ứng, hồ sơ kế toán và lao động sẽ thiếu tính nhất quán.

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn bảng thanh toán tiền lương được lập trên cơ sở các tài liệu liên quan như bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Mẫu còn thể hiện các nhóm thông tin về lương sản phẩm, lương thời gian, phụ cấp, tạm ứng, bảo hiểm, thuế và số tiền được lĩnh.

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm người lao động nhận được bảng kê trả lương mỗi kỳ. Đây là bước quan trọng để bảng lương cá nhân trở thành công cụ đối soát, thay vì chỉ để HR và kế toán sử dụng nội bộ.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị sửa cơ cấu tiền lương, hãy kiểm tra đồng thời 4 điểm gồm mức lương theo chức danh, vùng lương tối thiểu, thủ tục tham vấn và cách công khai trước khi ban hành. Việc rà soát trước thường đơn giản hơn nhiều so với xử lý chênh lệch sau nhiều kỳ trả lương.

Cách xây dựng bảng lương nhân viên dễ kiểm soát trong thực tế

Những thông tin nên có trong bảng lương công ty

Pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải sử dụng duy nhất một file Excel có cấu trúc giống nhau. Doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu phù hợp với quy mô, phương pháp trả lương và hệ thống HRM đang sử dụng.

Đối với bảng lương công ty dùng để quản lý mức lương theo vị trí, nên có tối thiểu các nhóm thông tin sau:

• Tên nhóm chức danh hoặc vị trí công việc.
• Mã chức danh nếu doanh nghiệp có hệ thống mã hóa.
• Các bậc lương áp dụng cho từng nhóm.
• Mức tiền tại từng bậc.
• Tiêu chí hoặc nguyên tắc xếp bậc nếu doanh nghiệp có quy định.
• Địa bàn hoặc vùng lương tối thiểu nếu hệ thống có nhiều cơ sở.
• Ngày ban hành và ngày bắt đầu áp dụng.
• Thông tin phê duyệt theo thẩm quyền nội bộ.

Đối với file bảng lương nhân viên hằng tháng, doanh nghiệp thường cần thêm họ tên, mã nhân viên, phòng ban, ngày công, lương theo thời gian hoặc sản phẩm, tiền làm thêm, phụ cấp, thưởng, tổng thu nhập, các khoản bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng, khấu trừ và thực nhận.

Quy trình 5 bước lập và kiểm tra bảng lương

Bước 1: Chuẩn hóa danh mục chức danh. Không nên bắt đầu bằng việc điền số tiền. Hãy xác định doanh nghiệp đang có những nhóm công việc nào, trách nhiệm và yêu cầu của từng vị trí ra sao.

Bước 2: Xác định mức lương và bậc lương. Kiểm tra vùng lương tối thiểu, ngân sách nhân sự, tương quan nội bộ và mặt bằng tuyển dụng để thiết kế mức phù hợp.

Bước 3: Tham vấn và phê duyệt. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thực hiện tham khảo ý kiến theo Điều 93. Sau đó hoàn thiện quyết định hoặc hồ sơ ban hành theo quy trình nội bộ.

Bước 4: Công khai và đồng bộ dữ liệu. Sau khi bảng lương mới được phê duyệt, doanh nghiệp cần công khai trước khi thực hiện và cập nhật đồng bộ lên hợp đồng, phụ lục, phần mềm nhân sự hoặc tài liệu liên quan khi cần thiết.

Bước 5: Đối chiếu trước mỗi kỳ trả lương. Bộ phận nhân sự và kế toán nên kiểm tra chéo danh sách nhân viên, thay đổi mức lương, ngày công, tăng ca, nghỉ phép, phụ cấp, bảo hiểm, thuế và tài khoản nhận tiền trước khi duyệt.

Checklist trước khi duyệt bảng thanh toán tiền lương

• Mức lương có đúng hợp đồng và quyết định điều chỉnh gần nhất không?
• Nhân viên mới, nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí đã được cập nhật chưa?
• Ngày công và giờ làm thêm đã có dữ liệu xác nhận chưa?
• Phụ cấp và thưởng có đúng điều kiện hưởng không?
• Các khoản khấu trừ có căn cứ và được thể hiện rõ không?
• Mức đóng bảo hiểm đã đồng bộ với hồ sơ lao động chưa?
• Thuế thu nhập cá nhân đã tính đúng đối tượng và kỳ tính chưa?
• Tổng số tiền trên bảng thanh toán có khớp dữ liệu chuyển khoản hoặc chi tiền không?
• Người lao động có nhận được bảng kê hoặc bảng lương cá nhân để đối chiếu không?

Một quy trình kiểm tra có người lập và người soát xét độc lập sẽ hiệu quả hơn việc để một cá nhân tự nhập, tự tính và tự phê duyệt toàn bộ bảng lương. Với doanh nghiệp đông nhân sự, nên thiết lập khóa dữ liệu sau thời điểm chốt công để hạn chế việc thay đổi số liệu không có lịch sử.

Xem thêm: Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 về thang lương, bảng lương

Câu hỏi thường gặp về bảng lương

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng bảng lương không?

Có. Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng và trả lương. Không xây dựng bảng lương thuộc nhóm hành vi có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Doanh nghiệp có phải đăng ký bảng lương với cơ quan nhà nước không?

Theo cơ chế của Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không còn thủ tục bắt buộc phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan quản lý lao động cấp huyện như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi có và công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Vì vậy, không phải đăng ký không đồng nghĩa không phải có bảng lương.

Bảng lương mới có phải điều chỉnh khi lương tối thiểu tăng không?

Doanh nghiệp cần rà soát nếu mức lương theo công việc hoặc chức danh đang thấp hơn mức tối thiểu mới áp dụng cho địa bàn. Nếu mức đang trả đã cao hơn sàn pháp luật thì Nghị định về lương tối thiểu không tự động yêu cầu mọi bậc phải tăng đúng bằng mức tăng của lương tối thiểu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các cam kết có lợi hơn trong hợp đồng, thỏa ước hoặc quy chế nếu có.

Có bắt buộc gửi bảng lương cá nhân cho người lao động không?

Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương, trong đó nêu tiền lương, làm thêm giờ, làm việc ban đêm và các khoản khấu trừ nếu có. Doanh nghiệp có thể triển khai dưới dạng điện tử hoặc hình thức phù hợp với hệ thống quản trị, miễn bảo đảm người lao động tiếp cận được thông tin cần thiết. Bảng lương cá nhân cũng nên được bảo mật để tránh lộ dữ liệu thu nhập của nhân viên khác.

Bảng thanh toán tiền lương năm 2026 dùng mẫu nào?

Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC có bảng thanh toán tiền lương mẫu số 01 – LĐTL. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu này và được thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu cho phù hợp đặc điểm hoạt động, miễn đáp ứng yêu cầu đối với chứng từ kế toán.

Bảng lương theo vị trí việc làm có áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân không?

Cụm từ bảng lương theo vị trí việc làm hiện thường xuất hiện trong chính sách tiền lương khu vực công. Năm 2026, pháp luật về công chức, viên chức tiếp tục gắn việc bố trí và xếp lương với vị trí việc làm trong một số trường hợp, trong khi chế độ tiền lương mới của khu vực công vẫn có lộ trình riêng.

Đối với doanh nghiệp tư nhân, Điều 93 Bộ luật Lao động không bắt buộc phải sao chép hệ thống bảng lương theo vị trí việc làm của khu vực công. Doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống theo cơ cấu công việc và chính sách trả lương của mình nhưng phải bảo đảm các nguyên tắc pháp luật về tiền lương.

Kết luận: Một bảng lương đúng không chỉ là bảng số liệu về mức tiền. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống gắn với công việc và chức danh, kiểm tra mức lương tối thiểu, thực hiện tham vấn khi thuộc trường hợp luật định, công khai trước khi áp dụng và bảo đảm dữ liệu trả lương thống nhất với hợp đồng cùng chứng từ kế toán.

HR và kế toán nên rà soát lại hệ thống bảng lương ít nhất khi có thay đổi mức lương tối thiểu, cơ cấu chức danh hoặc chính sách trả lương. Theo dõi Pháp luật lao động để cập nhật các quy định mới về tiền lương, hợp đồng, BHXH và quyền lợi người lao động.