Kinh phí công đoàn 2026 là khoản do cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã đóng để hình thành nguồn tài chính công đoàn. Mức đóng hiện hành vẫn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Từ ngày 16/5/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn về phương thức, thời hạn đóng và điều kiện miễn, giảm, tạm dừng đóng.
Bài viết của Pháp luật lao động hướng dẫn chủ doanh nghiệp, HR, kế toán và công đoàn cơ sở cách xác định đúng đối tượng, số tiền phải đóng, hạn nộp và hồ sơ đề nghị hỗ trợ khi doanh nghiệp gặp khó khăn. Nội dung được đối chiếu theo Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, Luật số 97/2025/QH15 và Nghị định 105/2026/NĐ-CP.
Lưu ý: Miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng không được áp dụng tự động. Doanh nghiệp chỉ nên điều chỉnh nghĩa vụ sau khi đáp ứng đủ điều kiện và nhận được văn bản chấp thuận của cơ quan công đoàn có thẩm quyền.
Contents
- 1 Kinh phí công đoàn 2026 là gì và ai phải đóng?
- 2 Mức đóng kinh phí công đoàn 2026 và cách tính 2%
- 3 Thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn 2026
- 4 Trường hợp miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn
- 5 Checklist thực hiện và câu hỏi thường gặp
- 5.1 Checklist 7 bước cho HR và kế toán
- 5.2 Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn có phải đóng không?
- 5.3 Kinh phí công đoàn có được trừ vào lương người lao động không?
- 5.4 Mức giảm 20% có làm tỷ lệ còn 1,4% không?
- 5.5 Doanh nghiệp khó khăn có được tự ngừng đóng không?
- 5.6 Tạm dừng đóng có phải đóng bù không?
- 5.7 Chậm đóng hoặc đóng thiếu có rủi ro gì?
Kinh phí công đoàn 2026 là gì và ai phải đóng?
Phân biệt kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn
Hai khoản này có tên gần giống nhau nhưng chủ thể đóng và căn cứ tính khác nhau:
| Tiêu chí | Kinh phí công đoàn | Đoàn phí công đoàn |
|---|---|---|
| Chủ thể đóng | Cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã | Đoàn viên công đoàn |
| Mức đóng | 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc | Theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam |
| Có được trừ vào lương người lao động không? | Không. Đây là nghĩa vụ của đơn vị sử dụng lao động | Có thể được thu từ tiền lương của đoàn viên theo quy định áp dụng |
Luật Công đoàn xác định kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn là hai nguồn tài chính riêng biệt. Vì vậy, kế toán không được lấy khoản 2% kinh phí công đoàn khấu trừ vào lương của người lao động.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng không?
Có. Nghĩa vụ đóng gắn với cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện áp dụng, không phụ thuộc vào việc đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa. Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng kinh phí công đoàn theo Luật Công đoàn.
Nhóm đối tượng đóng theo tháng gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, một số đơn vị sự nghiệp công lập không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế có sử dụng lao động Việt Nam và các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo quy định.
Mức đóng kinh phí công đoàn 2026 và cách tính 2%
Công thức tính kinh phí công đoàn
Công thức áp dụng:
Kinh phí công đoàn phải đóng = 2% x Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc
Quỹ tiền lương dùng để tính không mặc nhiên là toàn bộ chi phí lương, tổng thu nhập thực nhận hoặc tổng tiền chuyển vào tài khoản người lao động. HR và kế toán cần lấy đúng mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của từng người trong kỳ, sau đó cộng lại để xác định quỹ tính 2%.
Ví dụ tính kinh phí công đoàn thực tế
Tháng 6/2026, doanh nghiệp có tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 500.000.000 đồng. Số kinh phí công đoàn phải đóng là:
500.000.000 đồng x 2% = 10.000.000 đồng.
Nếu doanh nghiệp được chấp thuận giảm tối đa 20% mức đóng trong tháng đó, số được giảm tối đa là 2.000.000 đồng và số còn phải đóng là 8.000.000 đồng. Quy đổi theo tỷ lệ trên quỹ lương, mức thực nộp thấp nhất trong trường hợp được giảm tối đa tương đương 1,6%, không phải 1,4%.
Các lỗi thường gặp khi xác định quỹ tiền lương
- Lấy toàn bộ tổng lương thực trả để nhân 2% mà không đối chiếu dữ liệu bảo hiểm xã hội.
- Bỏ sót người lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Tính trên mức lương cơ bản trong hợp đồng nhưng bỏ qua các khoản phải tính đóng bảo hiểm xã hội.
- Nhầm kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng với đoàn phí do đoàn viên đóng.
- Tự áp dụng mức giảm khi chưa có văn bản chấp thuận.
Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu ba nguồn dữ liệu gồm bảng lương, danh sách tham gia bảo hiểm xã hội và sổ chi tiết tài khoản kinh phí công đoàn. Cách này giúp hạn chế sai lệch khi quyết toán hoặc khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn 2026
Doanh nghiệp đóng theo tháng
Đối với doanh nghiệp và phần lớn đơn vị sử dụng lao động, kinh phí công đoàn được đóng mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Ví dụ, kinh phí công đoàn phát sinh của tháng 6/2026 phải hoàn thành chậm nhất vào ngày 31/7/2026. Doanh nghiệp có thể nộp sớm cùng lịch thanh toán bảo hiểm xã hội để dễ kiểm soát, nhưng không nên hiểu thời điểm đóng cùng bảo hiểm xã hội là được phép kéo dài quá hạn cuối của tháng tiếp theo.
Trường hợp được đăng ký đóng 3 tháng một lần
Tổ chức hoặc doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp và trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh có thể đóng mỗi tháng một lần hoặc 3 tháng một lần trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn. Hạn đóng theo chu kỳ 3 tháng là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ.
Checklist kiểm soát hạn nộp
- Chốt danh sách người lao động thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Đối chiếu quỹ tiền lương với hồ sơ báo tăng, báo giảm trong tháng.
- Tính 2% và lập chứng từ hạch toán.
- Xác định đúng tài khoản hoặc đơn vị công đoàn tiếp nhận theo hướng dẫn địa phương.
- Đặt lịch thanh toán trước hạn ít nhất 3 ngày làm việc.
- Lưu ủy nhiệm chi, thông báo giao dịch và bảng tính kèm theo.
Nguồn đóng của doanh nghiệp được lấy từ nguồn tài chính của doanh nghiệp và được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định.
Trường hợp miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn
Từ ngày 16/5/2026, điều kiện và quy trình miễn, giảm, tạm dừng được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Đây là cơ chế xem xét theo hồ sơ, không phải quyền tự động phát sinh khi doanh nghiệp báo lỗ hoặc thiếu dòng tiền.
Khi nào được miễn số tiền chưa đóng?
Doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể hoặc phá sản có thể được xem xét miễn số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng. Việc miễn gắn với thủ tục giải thể, phá sản và sự tham gia của tổ chức công đoàn trong quá trình giải quyết nợ hoặc yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản theo quy định. Vì vậy, việc ngừng hoạt động thực tế hoặc tạm đóng mã số thuế chưa đương nhiên làm phát sinh quyền miễn.
Điều kiện giảm mức đóng tối đa 20%
Doanh nghiệp chỉ được xem xét giảm sau khi đã hết thời gian được tạm dừng đóng mà vẫn phải tiếp tục cắt giảm lao động. Các ngưỡng chính gồm:
| Quy mô sử dụng lao động | Mức cắt giảm để được xem xét |
|---|---|
| Dưới 200 lao động | Từ 30% lao động hiện có hoặc từ 30 lao động trở lên |
| Từ 200 đến 1.000 lao động | Từ 50 lao động trở lên |
| Trên 1.000 lao động | Từ 100 lao động trở lên |
Thời gian giảm được tính theo tháng và không quá 6 tháng. Mức giảm tối đa bằng 20% số kinh phí công đoàn phải đóng. Doanh nghiệp cần kiểm tra thêm điều kiện liên quan đến tuyển dụng mới trong 3 tháng sau khi cắt giảm lao động khi lập hồ sơ.
Điều kiện tạm dừng đóng tối đa 12 tháng
Doanh nghiệp có thể được xem xét tạm dừng khi gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, chính sách tái cơ cấu của Nhà nước hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa. Ngoài nguyên nhân, doanh nghiệp phải đáp ứng ít nhất một trong hai nhóm điều kiện:
- Phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên, không giải quyết được việc làm và có từ 50% tổng số lao động có mặt trước khi tạm dừng thuộc diện tạm nghỉ, xin tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất.
- Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc mất mùa, không tính giá trị quyền sử dụng đất.
Thời gian tạm dừng tính theo tháng và không quá 12 tháng. Tạm dừng không đồng nghĩa với được xóa nghĩa vụ. Theo Luật Công đoàn, khi hết thời hạn tạm dừng, doanh nghiệp tiếp tục đóng và thực hiện đóng bù cho thời gian tạm dừng; hạn đóng bù chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng kết thúc việc tạm dừng, trừ trường hợp được xử lý theo cơ chế giảm phù hợp.
Hồ sơ và quy trình đề nghị
Quy trình thực hiện có thể tóm tắt như sau:
- Xác định đúng trường hợp đề nghị giảm hoặc tạm dừng và chuẩn bị tài liệu chứng minh.
- Lập 1 bộ hồ sơ. Hồ sơ giảm sử dụng văn bản theo Phụ lục I; hồ sơ tạm dừng sử dụng văn bản theo Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 105/2026/NĐ-CP.
- Kèm báo cáo tình hình sử dụng lao động, danh sách lao động bị cắt giảm hoặc tạm nghỉ, hoặc báo cáo và tài liệu xác định thiệt hại tài sản.
- Nộp đến Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh theo phân cấp, bằng hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính theo hướng dẫn thực tế.
- Theo dõi văn bản trả lời. Thời hạn xem xét là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Doanh nghiệp nên lưu toàn bộ bằng chứng về thời điểm nộp hồ sơ và tiếp tục theo dõi nghĩa vụ phát sinh cho đến khi có quyết định. Với hồ sơ có nhiều biến động lao động, HR và kế toán nên dùng cùng một danh sách chốt để tránh chênh lệch số liệu.
Xem thêm: Nghị định 105/2026/NĐ-CP về tài chính công đoàn
Checklist thực hiện và câu hỏi thường gặp
Checklist 7 bước cho HR và kế toán
- Xác định đơn vị có thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn.
- Chốt đúng danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
- Tổng hợp quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội trong tháng.
- Tính số phải đóng theo tỷ lệ 2%.
- Đối chiếu hạn đóng và tài khoản tiếp nhận theo hướng dẫn của công đoàn quản lý trực tiếp.
- Không tự giảm hoặc tạm dừng khi chưa có văn bản chấp thuận.
- Lưu bảng tính, danh sách lao động, chứng từ nộp tiền và văn bản giải quyết hồ sơ.
Hãy lưu checklist này và gửi cho bộ phận HR, kế toán, công đoàn cơ sở để đối chiếu trước mỗi kỳ thanh toán. Khi số liệu bảo hiểm xã hội thay đổi, cần cập nhật lại quỹ lương trước khi tính 2%.
Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn có phải đóng không?
Có. Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn thuộc về đơn vị sử dụng lao động theo phạm vi của Luật Công đoàn, không phụ thuộc việc doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở. Doanh nghiệp cần liên hệ tổ chức công đoàn quản lý địa bàn để được hướng dẫn tài khoản và nội dung chuyển tiền phù hợp.
Kinh phí công đoàn có được trừ vào lương người lao động không?
Không. Khoản 2% kinh phí công đoàn là nghĩa vụ của người sử dụng lao động và được lấy từ nguồn tài chính của đơn vị. Cần phân biệt với đoàn phí công đoàn do đoàn viên đóng theo quy định của tổ chức công đoàn.
Mức giảm 20% có làm tỷ lệ còn 1,4% không?
Không. Giảm tối đa 20% của mức phải đóng 2% nghĩa là giảm tối đa 0,4 điểm phần trăm. Nếu được áp dụng mức tối đa, số thực nộp tương đương 1,6% quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, không phải 1,4%.
Doanh nghiệp khó khăn có được tự ngừng đóng không?
Không. Khó khăn tài chính thông thường chưa đủ để tự tạm dừng. Doanh nghiệp phải thuộc trường hợp, đáp ứng điều kiện, nộp hồ sơ và được cơ quan công đoàn có thẩm quyền trả lời bằng văn bản.
Tạm dừng đóng có phải đóng bù không?
Có, về nguyên tắc tạm dừng chỉ lùi thời điểm thực hiện nghĩa vụ. Hết thời hạn, doanh nghiệp phải tiếp tục đóng và đóng bù cho thời gian tạm dừng theo Luật Công đoàn, trừ trường hợp sau đó được xem xét xử lý theo cơ chế giảm phù hợp.
Chậm đóng hoặc đóng thiếu có rủi ro gì?
Không đóng, chậm đóng, đóng không đúng mức hoặc không đủ số người thuộc diện phải đóng là hành vi bị Luật Công đoàn nghiêm cấm. Tùy tính chất và mức độ, đơn vị vi phạm có thể bị xử lý theo quy định và phải khắc phục số tiền còn thiếu.
Kết luận: Kinh phí công đoàn 2026 vẫn áp dụng mức 2% trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý từ ngày 16/5/2026 là hạn đóng chậm nhất vào ngày cuối tháng tiếp theo và cơ chế miễn, giảm, tạm dừng đã có điều kiện, hồ sơ, thẩm quyền xử lý cụ thể. Pháp luật lao động khuyến nghị doanh nghiệp rà soát dữ liệu hằng tháng và không tự áp dụng ưu đãi khi chưa có quyết định bằng văn bản.
Nội dung được cập nhật theo văn bản và nguồn chính thức tra cứu đến tháng 7/2026. Bài viết mang tính thông tin chung; hồ sơ thực tế cần đối chiếu cơ quan công đoàn có thẩm quyền và tình trạng pháp lý cụ thể của doanh nghiệp.
