Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động: 8 lưu ý để tránh vi phạm

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là quyền pháp lý của người lao động và người sử dụng lao động, nhưng không có nghĩa một bên được nghỉ việc hoặc cho nghỉ việc tùy ý. Sai căn cứ, sai thời hạn báo trước hoặc thiếu chứng cứ đều có thể khiến đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trở thành trái pháp luật, kéo theo nghĩa vụ bồi thường và tranh chấp.

Người lao động thường quan tâm có cần nêu lý do, phải báo trước bao nhiêu ngày và khi nào được nghỉ ngay. HR và doanh nghiệp cần kiểm tra căn cứ cho nghỉ, trường hợp pháp luật đang bảo vệ và các khoản phải xử lý sau khi chấm dứt. Dưới đây là 8 lưu ý quan trọng từ Pháp luật lao động để thực hiện đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động an toàn hơn.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là gì và ai có quyền thực hiện?

Hiểu ngắn gọn, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là việc một bên chủ động kết thúc quan hệ lao động mà không cần sự đồng ý của bên còn lại, với điều kiện tuân thủ quy định tương ứng. Bộ luật Lao động 2019 quy định quyền của người lao động tại Điều 35, quyền của người sử dụng lao động tại Điều 36 và trường hợp doanh nghiệp không được thực hiện quyền này tại Điều 37.

Xem thêm: Bộ Tư pháp – Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Lưu ý 1: Người lao động có thể nghỉ việc mà không cần nêu lý do

Người lao động không phải chứng minh một lý do đặc biệt mới được nghỉ việc. Về nguyên tắc, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng chỉ cần bảo đảm thời hạn báo trước tương ứng với loại hợp đồng, trừ trường hợp được nghỉ ngay. Vì vậy, doanh nghiệp không nên coi việc chưa đồng ý đơn nghỉ là căn cứ buộc người lao động tiếp tục làm việc.

Điểm cần tập trung là ngày thông báo, ngày làm việc cuối cùng và bằng chứng đã gửi thông báo. Khi các điều kiện pháp luật được đáp ứng, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có thể hợp pháp dù doanh nghiệp không chấp thuận.

Lưu ý 2: Có trường hợp người lao động được nghỉ ngay

Người lao động có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước khi thuộc trường hợp luật định, như không được bố trí đúng công việc hoặc địa điểm đã thỏa thuận, không được trả đủ lương hoặc đúng hạn, bị ngược đãi hoặc cưỡng bức lao động, bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc, lao động nữ mang thai phải nghỉ theo quy định, đủ tuổi nghỉ hưu nếu không có thỏa thuận khác, hoặc người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực làm ảnh hưởng việc thực hiện hợp đồng.

Dù được nghỉ ngay, người lao động vẫn nên lưu bảng lương, email phân công, tin nhắn, biên bản, hồ sơ y tế hoặc tài liệu liên quan. Chứng cứ giúp bảo vệ tính hợp pháp của đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu tranh chấp phát sinh.

Khi nào công ty được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động?

Khác với người lao động, doanh nghiệp không thể cho nghỉ chỉ vì không còn muốn tiếp tục quan hệ lao động. Khi công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, HR nên kiểm tra ba vấn đề: có căn cứ hợp pháp hay không, người lao động có thuộc trường hợp được bảo vệ hay không và trường hợp đó có phải báo trước hay không.

Lưu ý 3: Doanh nghiệp phải có căn cứ hợp pháp

Rủi ro thường nằm ở chứng cứ. Nếu doanh nghiệp cho rằng nhân sự thường xuyên không hoàn thành công việc nhưng không có tiêu chí đánh giá rõ ràng hoặc không chứng minh được kết quả đánh giá, quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động dễ bị tranh chấp. HR nên rà soát quy chế, biên bản và dữ liệu đánh giá trước khi ký quyết định.

Lưu ý 4: Có thời điểm doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt

Người sử dụng lao động không được thực hiện đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động đang ốm đau, bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp và đang điều trị theo chỉ định, trừ trường hợp luật cho phép do thời gian điều trị kéo dài; đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng hoặc nghỉ khác được đồng ý; hoặc là lao động nữ mang thai, đang nghỉ thai sản hay đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

Trước khi ban hành quyết định, HR nên kiểm tra trạng thái nghỉ phép, hồ sơ thai sản, điều trị và tạm hoãn hợp đồng. Đây là bước quan trọng để tránh chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Lưu ý 5: Tính đúng thời hạn theo từng loại hợp đồng

Trong trường hợp thông thường, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng và ít nhất 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng. Một số ngành, nghề hoặc công việc đặc thù áp dụng thời hạn riêng theo quy định của Chính phủ.

Trong đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động từ phía doanh nghiệp, thời hạn báo trước nhìn chung cũng theo các mốc 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc tùy loại hợp đồng và căn cứ chấm dứt. Riêng trường hợp người lao động không trở lại sau thời hạn tạm hoãn hoặc tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục không có lý do chính đáng thì doanh nghiệp không phải báo trước.

Lưu ý 6: Thông báo rõ ràng, lưu chứng cứ và hoàn tất quyền lợi

Để đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động an toàn, thông báo nên được gửi bằng phương thức có thể chứng minh thời điểm bên kia nhận được, như văn bản có ký nhận hoặc email. Nội dung nên thể hiện ngày thông báo, ngày dự kiến chấm dứt và thông tin cần thiết để bàn giao.

Sau khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực, hai bên cần đối chiếu lương, phép năm chưa nghỉ nếu có, tài sản bàn giao và hồ sơ bảo hiểm. Theo Điều 48, về nguyên tắc các khoản liên quan được thanh toán trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt; một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người sử dụng lao động còn phải hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động.

Checklist trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động:

• Xác định bên chủ động chấm dứt và căn cứ tương ứng.
• Kiểm tra loại hợp đồng và thời hạn báo trước.
• Kiểm tra trường hợp được nghỉ ngay hoặc không phải báo trước.
• Lưu bằng chứng về thời điểm gửi và nhận thông báo.
• Chuẩn bị bàn giao công việc, tài sản và dữ liệu.
• Đối chiếu lương, phép năm, trợ cấp và bảo hiểm.
• Kiểm tra người lao động có thuộc trường hợp được pháp luật bảo vệ hay không.

Nếu hồ sơ có nhiều phụ lục, cam kết đào tạo hoặc tranh chấp về ngày nhận thông báo, nên rà soát tài liệu trước khi chốt ngày đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Hậu quả của đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật

Không đúng căn cứ, vi phạm thời hạn báo trước hoặc thực hiện trong trường hợp doanh nghiệp bị cấm chấm dứt có thể khiến đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động bị xác định là trái pháp luật. Điều 39 Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ xác định vấn đề này.

Lưu ý 7: Người lao động nghỉ trái luật có thể phải bồi thường

Khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, họ không được trợ cấp thôi việc, phải bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng và nếu vi phạm thời hạn báo trước thì bồi thường thêm khoản tiền tương ứng với tiền lương của những ngày không báo trước. Nếu có chi phí đào tạo thuộc trường hợp phải hoàn trả, người lao động còn có thể phải hoàn trả khoản này.

Theo quy định về bảo hiểm thất nghiệp đang áp dụng năm 2026, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật không đáp ứng điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp. Vì vậy, nghỉ ngay sai điều kiện có thể ảnh hưởng cả nghĩa vụ bồi thường và quyền lợi sau nghỉ việc.

Lưu ý 8: Doanh nghiệp chấm dứt trái luật có nghĩa vụ khắc phục lớn

Với đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động từ phía doanh nghiệp, nếu công ty đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải nhận người lao động trở lại, trả tiền lương và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho thời gian người lao động không được làm việc, đồng thời trả thêm ít nhất 2 tháng tiền lương theo hợp đồng. Nếu vi phạm thời hạn báo trước, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền tương ứng với những ngày không báo trước.

Nếu người lao động không muốn trở lại, doanh nghiệp phải xử lý thêm trợ cấp thôi việc theo điều kiện luật định. Nếu doanh nghiệp không muốn nhận lại và người lao động đồng ý, hai bên thỏa thuận khoản bồi thường bổ sung nhưng ít nhất bằng 2 tháng tiền lương theo hợp đồng, ngoài các khoản khác phải trả. Đây là lý do HR phải rà soát hồ sơ trước khi ký quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Câu hỏi thường gặp về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Người lao động nghỉ việc có cần công ty đồng ý không?

Không nhất thiết. Nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng thời hạn báo trước hoặc thuộc trường hợp được nghỉ ngay, việc chấm dứt không phụ thuộc vào việc công ty có chấp thuận hay không. Người lao động nên lưu bằng chứng đã gửi thông báo đúng thời điểm.

Nộp đơn nghỉ việc rồi công ty không ký thì có được nghỉ không?

Việc công ty không ký xác nhận không tự động làm mất quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Vấn đề cốt lõi là người lao động có tuân thủ điều kiện pháp luật và chứng minh được việc đã thông báo hay không. Nên gửi qua kênh có thể lưu vết.

Công ty có được cho người lao động nghỉ vì không đạt KPI không?

Có thể nếu việc thường xuyên không hoàn thành công việc được xác định theo tiêu chí đánh giá trong quy chế hợp lệ của người sử dụng lao động và có dữ liệu chứng minh. Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra thời hạn báo trước và các trường hợp không được chấm dứt.

Tự ý nghỉ 5 ngày liên tục thì công ty có thể chấm dứt hợp đồng không?

Nếu người lao động tự ý bỏ việc từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên mà không có lý do chính đáng, đây là căn cứ để doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và thuộc trường hợp không phải báo trước. Doanh nghiệp vẫn nên lập hồ sơ xác minh số ngày vắng mặt và lý do nghỉ trước khi quyết định.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật có được hưởng trợ cấp thất nghiệp không?

Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật không thuộc trường hợp đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp theo quy định đang áp dụng. Ngoài quyền lợi bảo hiểm, người lao động còn có thể phát sinh nghĩa vụ bồi thường. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ điều kiện trước khi nghỉ ngay.

Kết luận: để đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật, cả người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra đúng chủ thể, căn cứ, thời hạn báo trước, trường hợp được miễn báo trước, đối tượng được bảo vệ và nghĩa vụ thanh toán. Nếu có tranh chấp về tiền lương, bảo hiểm, chi phí đào tạo hoặc hồ sơ đánh giá, hãy rà soát tài liệu trước khi gửi hoặc ký quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Theo dõi Pháp luật lao động để cập nhật thêm hướng dẫn thực tế về hợp đồng và quan hệ lao động.