Công đoàn cơ sở là gì? Điều kiện và thủ tục thành lập năm 2026

Công đoàn cơ sở là tổ chức công đoàn gần gũi nhất với người lao động tại cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp. Tổ chức này tham gia đại diện, chăm lo, hỗ trợ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn viên, người lao động trong quan hệ lao động.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, bộ phận nhân sự và người lao động thường gặp nhiều câu hỏi như cần bao nhiêu người để thành lập công đoàn, ai được đứng ra vận động, hồ sơ gồm giấy tờ gì và doanh nghiệp có bắt buộc phải thành lập công đoàn hay không. Nội dung dưới đây của Pháp luật lao động hướng dẫn từng bước theo quy định được áp dụng trong năm 2026.

Công đoàn cơ sở là gì?

Công đoàn cơ sở có thể hiểu là tổ chức cơ sở của Công đoàn Việt Nam, tập hợp đoàn viên trong một hoặc một số cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc doanh nghiệp và được công đoàn cấp có thẩm quyền công nhận theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Đây không phải là một phòng ban do doanh nghiệp tự thành lập để quản lý nhân sự. Công đoàn hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ, có hệ thống tổ chức riêng và thực hiện chức năng đại diện cho người lao động theo pháp luật.

Vị trí của công đoàn cơ sở trong hệ thống Công đoàn Việt Nam

Công đoàn cơ sở là cấp trực tiếp tiếp xúc, nắm bắt kiến nghị và tổ chức hoạt động cho đoàn viên tại nơi làm việc. Tổ chức này chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra của công đoàn cấp trên có thẩm quyền.

Sau khi được công nhận, công đoàn cơ sở có thể được sử dụng con dấu, mở tài khoản và thực hiện các quyền, nhiệm vụ theo pháp luật, Điều lệ Công đoàn Việt Nam và quyết định công nhận của công đoàn cấp trên.

Công đoàn cơ sở đại diện và bảo vệ ai?

Công đoàn cơ sở trực tiếp đại diện, chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn viên. Trong những trường hợp pháp luật quy định, công đoàn còn tham gia bảo vệ quyền lợi chung của người lao động tại đơn vị.

Các hoạt động phổ biến gồm tham gia đối thoại tại nơi làm việc, thương lượng thỏa ước lao động tập thể, giám sát việc thực hiện tiền lương và chế độ lao động, hỗ trợ giải quyết tranh chấp, thăm hỏi đoàn viên khó khăn và tổ chức phong trào thi đua.

Điều kiện thành lập công đoàn cơ sở năm 2026

Theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam được ban hành kèm Quyết định 2399/QĐ-TLĐ năm 2024 và hướng dẫn đang được áp dụng, khi có ít nhất 5 người gồm đoàn viên công đoàn hoặc người lao động có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam thì có thể tiến hành thành lập công đoàn cấp cơ sở.

Do năm 2026 diễn ra quá trình kiện toàn tổ chức và triển khai văn kiện Đại hội XIV Công đoàn Việt Nam, đơn vị chuẩn bị thành lập nên liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp để kiểm tra mẫu biểu và hướng dẫn mới nhất trước khi tổ chức đại hội.

Số lượng người lao động tối thiểu

Điều kiện trọng tâm không chỉ là doanh nghiệp có bao nhiêu lao động, mà là phải có ít nhất 5 người tự nguyện liên kết thành lập công đoàn. Những người này có thể là đoàn viên đã chuyển đến hoặc người lao động đã làm đơn xin gia nhập công đoàn.

Ví dụ, một công ty có 30 lao động nhưng chỉ có 3 người đăng ký gia nhập thì chưa đủ số lượng để tổ chức đại hội thành lập. Ngược lại, một đơn vị có 5 lao động và cả 5 người đều tự nguyện gia nhập có thể liên hệ công đoàn cấp trên để được hướng dẫn.

Nguyên tắc tự nguyện khi thành lập công đoàn

Việc gia nhập, thành lập và hoạt động công đoàn phải xuất phát từ ý chí tự nguyện của người lao động. Doanh nghiệp không được ép buộc người lao động gia nhập, đồng thời không được cản trở, phân biệt đối xử hoặc gây bất lợi cho người tham gia vận động thành lập công đoàn.

Những đơn vị có thể thành lập công đoàn cơ sở

Tùy cơ cấu tổ chức và hướng dẫn của công đoàn cấp trên, công đoàn cơ sở có thể được thành lập tại doanh nghiệp, hợp tác xã, đơn vị sự nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc một số đơn vị sử dụng lao động khác đủ điều kiện.

Trong trường hợp một đơn vị có quá ít người để thành lập tổ chức riêng, công đoàn cấp trên có thể xem xét mô hình công đoàn cơ sở ghép hoặc hình thức tổ chức phù hợp khác theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Thủ tục thành lập công đoàn cơ sở theo từng bước

Quy trình thành lập công đoàn cơ sở thường được thực hiện qua 5 bước. Người lao động và bộ phận nhân sự nên trao đổi sớm với công đoàn cấp trên để được cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn đúng thẩm quyền.

Bước 1: Thành lập ban vận động

Tại nơi chưa có công đoàn, đoàn viên hoặc người lao động có nhu cầu thành lập được quyền lập ban vận động. Theo hướng dẫn hiện hành, ban vận động thường có ít nhất 3 người, gồm trưởng ban và các thành viên.

Ban vận động thực hiện việc tuyên truyền, giải thích quyền và nghĩa vụ của đoàn viên, tiếp nhận đơn gia nhập, lập danh sách người tham gia và chuẩn bị đại hội. Ban vận động không phải là ban chấp hành công đoàn chính thức.

Bước 2: Vận động người lao động gia nhập công đoàn

Ban vận động phổ biến thông tin minh bạch về mục đích, quyền lợi, nghĩa vụ đoàn viên và nguyên tắc tài chính công đoàn. Người lao động tự quyết định việc nộp đơn gia nhập, không ký thay hoặc lập danh sách khi chưa có sự đồng ý.

Khi có ít nhất 5 người đủ điều kiện, ban vận động liên hệ công đoàn cấp trên để thống nhất thời gian, nội dung đại hội và hồ sơ cần chuẩn bị.

Bước 3: Tổ chức đại hội thành lập

Đại hội thành lập thường có sự tham dự của ban vận động, người lao động đã có đơn gia nhập hoặc đoàn viên chuyển đến và đại diện công đoàn cấp trên. Tùy điều kiện thực tế, đại diện doanh nghiệp hoặc cấp ủy có thể được mời tham dự chứng kiến sau khi trao đổi với công đoàn cấp trên.

Nội dung đại hội thường bao gồm báo cáo quá trình vận động, công bố danh sách người tự nguyện gia nhập, tuyên bố thành lập tổ chức, thông qua phương hướng hoạt động và bầu ban chấp hành theo hướng dẫn. Kết quả phải được lập biên bản đầy đủ.

Bước 4: Nộp hồ sơ đề nghị công nhận

Sau đại hội, ban chấp hành được bầu hoặc người được giao phụ trách hoàn thiện hồ sơ gửi công đoàn cấp trên có thẩm quyền. Hồ sơ cần thống nhất giữa biên bản đại hội, danh sách đoàn viên, kết quả bầu cử và thông tin nhân sự.

Đơn vị không nên tự ban hành quyết định công nhận công đoàn cơ sở. Thẩm quyền xem xét, công nhận thuộc công đoàn cấp trên theo hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam.

Bước 5: Nhận quyết định công nhận và triển khai hoạt động

Công đoàn cấp trên thẩm định hồ sơ, yêu cầu bổ sung khi cần thiết và ban hành quyết định công nhận nếu đủ điều kiện. Sau đó, công đoàn cơ sở tiến hành phân công nhiệm vụ, xây dựng quy chế hoạt động, chương trình công tác và thực hiện thủ tục về con dấu, tài khoản, tài chính theo hướng dẫn.

Doanh nghiệp và ban vận động nên lập một đầu mối phụ trách hồ sơ, đồng thời đề nghị công đoàn cấp trên kiểm tra dự thảo tài liệu trước ngày đại hội để hạn chế việc phải sửa đổi hoặc tổ chức lại.

Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở gồm những gì?

Thành phần hồ sơ cụ thể có thể khác nhau theo biểu mẫu do công đoàn cấp trên quản lý. Một bộ hồ sơ thông thường bao gồm các tài liệu sau:

• Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, công đoàn cơ sở và ban chấp hành.
• Đơn xin gia nhập Công đoàn Việt Nam của người lao động.
• Danh sách người lao động tự nguyện gia nhập hoặc danh sách đoàn viên.
• Biên bản đại hội thành lập công đoàn cơ sở.
• Biên bản kiểm phiếu và kết quả bầu ban chấp hành.
• Danh sách trích ngang nhân sự ban chấp hành và các chức danh được bầu.
• Phương hướng hoạt động hoặc nghị quyết của đại hội.
• Tài liệu về đơn vị, doanh nghiệp theo yêu cầu của công đoàn cấp trên.

Checklist kiểm tra hồ sơ trước khi nộp

Không nên sao chép nguyên bộ hồ sơ của doanh nghiệp khác vì cơ quan tiếp nhận, mô hình tổ chức và yêu cầu nhân sự có thể khác nhau. Mẫu số 7a ban hành kèm Hướng dẫn 38/HD-TLĐ năm 2024 là mẫu quyết định do công đoàn cấp trên sử dụng để công nhận công đoàn cơ sở, không phải quyết định để doanh nghiệp tự ký.

Quyền, trách nhiệm của doanh nghiệp khi thành lập công đoàn

Doanh nghiệp có bắt buộc phải tự thành lập công đoàn không?

Doanh nghiệp không phải là chủ thể đứng ra thành lập công đoàn thay cho người lao động. Việc thành lập xuất phát từ nhu cầu tự nguyện của người lao động và được công đoàn cấp trên xem xét công nhận.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải tôn trọng quyền thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn. Khi người lao động thực hiện đúng pháp luật, người sử dụng lao động không được cản trở, can thiệp trái quy định hoặc xử lý bất lợi đối với họ.

Doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho công đoàn như thế nào?

Doanh nghiệp cần phối hợp cung cấp điều kiện làm việc cần thiết theo quy định, tạo điều kiện để cán bộ công đoàn thực hiện nhiệm vụ, tham gia đối thoại, thương lượng và bảo vệ quyền lợi người lao động. Việc sử dụng thời gian, địa điểm hoặc phương tiện của doanh nghiệp cần được thực hiện theo pháp luật và thỏa thuận phù hợp.

Phân biệt đoàn phí và kinh phí công đoàn

Việc doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở không đồng nghĩa đương nhiên được miễn đóng kinh phí công đoàn. Luật Công đoàn và Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định riêng về đối tượng, căn cứ, phương thức đóng cũng như các trường hợp miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng.

Trước khi tính và phân bổ các khoản tài chính công đoàn, HR và kế toán nên đối chiếu quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, tình trạng đơn vị và hướng dẫn của cơ quan công đoàn quản lý trực tiếp.

Câu hỏi thường gặp về công đoàn cơ sở

Công ty có 5 người lao động có thành lập công đoàn được không?

Có thể, nếu cả 5 người đều thuộc đối tượng được kết nạp và tự nguyện liên kết thành lập công đoàn. Họ cần có đơn gia nhập hoặc tài liệu theo biểu mẫu hiện hành. Trước khi tổ chức đại hội, nên liên hệ công đoàn cấp trên để xác định mô hình phù hợp.

Người sử dụng lao động có được làm chủ tịch công đoàn không?

Người đại diện theo pháp luật, người quản lý đại diện cho lợi ích của người sử dụng lao động thường không phù hợp để giữ chức danh đại diện công đoàn của người lao động. Nhân sự cụ thể phải đáp ứng tiêu chuẩn cán bộ công đoàn và không thuộc trường hợp bị hạn chế theo Điều lệ, hướng dẫn áp dụng. Công đoàn cấp trên sẽ xem xét khi thẩm định hồ sơ.

Không có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Doanh nghiệp thuộc đối tượng luật định vẫn có nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn dù đã hoặc chưa thành lập công đoàn cơ sở. Mức đóng cơ bản là 2 phần trăm quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Các trường hợp miễn, giảm hoặc tạm dừng chỉ được áp dụng khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

Thành lập công đoàn cơ sở mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào quá trình vận động, chuẩn bị đại hội, mức độ đầy đủ của hồ sơ và lịch thẩm định của công đoàn cấp trên. Pháp luật và hướng dẫn nội bộ có thể quy định thời hạn xử lý từng công việc. Đơn vị nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận để có mốc thời gian sát thực tế.

Người lao động có bắt buộc gia nhập công đoàn không?

Không. Việc gia nhập Công đoàn Việt Nam dựa trên nguyên tắc tự nguyện. Doanh nghiệp, cán bộ quản lý và ban vận động đều không được ép buộc người lao động ký đơn gia nhập.

Có thể thành lập công đoàn cơ sở mà không thông báo cho doanh nghiệp không?

Người lao động có quyền vận động thành lập công đoàn theo pháp luật, nhưng việc tổ chức đại hội và hoạt động tại nơi làm việc nên được phối hợp phù hợp để bảo đảm an toàn, thời gian và điều kiện tổ chức. Ban vận động cần làm việc với công đoàn cấp trên trước khi triển khai. Công đoàn cấp trên sẽ hướng dẫn cách phối hợp với doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến nguyên tắc độc lập, tự nguyện.

Xem thêm: Quy định hệ thống tổ chức của Công đoàn Việt Nam

Kết luận

Để thành lập công đoàn cơ sở trong năm 2026, người lao động cần bảo đảm nguyên tắc tự nguyện, có đủ số lượng thành viên, lập ban vận động, tổ chức đại hội và gửi hồ sơ đến công đoàn cấp trên có thẩm quyền. Doanh nghiệp không thành lập thay người lao động nhưng có trách nhiệm tôn trọng và tạo điều kiện cho hoạt động công đoàn hợp pháp.

Do Điều lệ và hướng dẫn tổ chức Công đoàn Việt Nam có thể tiếp tục được cập nhật sau Đại hội XIV, hồ sơ thực tế cần được kiểm tra với công đoàn cấp trên tại thời điểm nộp. Pháp luật lao động khuyến nghị doanh nghiệp, HR và ban vận động không sử dụng mẫu hồ sơ cũ khi chưa xác minh hiệu lực.

Hãy rà soát số lượng người tự nguyện tham gia, lập danh sách tài liệu còn thiếu và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp trước khi ấn định ngày đại hội thành lập.